Para que uma empresa seja bem sucedida, sua operação precisa ser fora de série. Vender, produzir, anunciar, negociar e prospectar. Mas o que acontece com as contas a pagar e receber? Quem cuida do pagamento de impostos e dos recursos humanos? Quem realiza o relacionamento com os clientes? Tudo isso fica nas mãos do backoffice.
Neste texto, vamos falar de backoffice. O que é, como funciona, quais as suas ações, vantagens e quem costuma ficar por trás destes bastidores empresariais. Temos certeza que esse conteúdo será útil para você. Por isso, convidamos a acompanhar nosso conteúdo até o fim!
Sumário
1- O que é backoffice?
2- Como funciona o backoffice?
3- Quem faz parte do backoffice?
4- Benefícios do backoffice
5- Uso da tecnologia no backoffice
6- Tipos de backoffice
7- O papel do backoffice em diferentes setores
8- Como fazer um bom backoffice na sua empresa
9- Conclusão
O que é backoffice?
Backoffice, também chamado de retaguarda, são as pessoas e as empresas que ficam por trás da operação de uma empresa. Em resumo, é o “administrativo”. São profissionais e serviços que não estão conectados com a operação direta do negócio, mas são tão fundamentais quanto. São eles que mantêm o empreendimento organizado, em condições financeiras, contábeis e fiscais de operar. O backoffice também costuma gerenciar os recursos humanos e auxiliar nas decisões estratégicas que uma empresa toma.
Diferença entre backoffice e CSC
Na verdade, esses são dois conceitos muito semelhantes. A diferença aqui é que o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) centraliza as operações de suporte a uma empresa, como financeiro, administrativo, RH, fiscal, cobrança, etc. O CSC faz tudo, menos o operacional. Inclusive, algumas empresas existem exclusivamente para fazer serviços de CSC, oferecendo serviços terceirizados para outras corporações que não desejam contratar profissionais administrativos.
O backoffice, a exemplo do CSC, também está por trás da operação das empresas, mas ele não centraliza todas as operações. É muito comum que grandes empresas possuam mais de um backoffice, um para o operacional, um para crédito e outro para o marketing, por exemplo. Ou ainda: que o backoffice de uma empresa seja o responsável por gerir o relacionamento da corporação com outros empreendimentos terceiros prestadores de serviços.
Como funciona o backoffice?
O backoffice funciona como os bastidores da operação de uma empresa. Enquanto o empreendimento tem como atividade-fim produzir e/ou distribuir e vender produtos/ serviços, o backoffice presta os serviços que dão apoio para que a empresa possa cumprir com a sua missão e obter receita.
Por isso, a grande maioria das empresas se esforça muito para que o backoffice custe o menor valor possível ao orçamento. Afinal, como o backoffice não está diretamente conectado com o ganho de receita do empreendimento, mais pessoas atuando não significa necessariamente mais produtividade. Pelo contrário: pode representar mais despesas.
Ações que um backoffice costuma realizar:
- Gestão de ativos e patrimônio da empresa;
- Recrutamento, contratação, treinamento e desligamento de pessoas;
- Gestão de contas a pagar e receber;
- Reembolso de despesas;
- Operação da folha de pagamentos;
- Distribuição de orçamento entre as áreas da empresa;
- Gestão do jurídico;
- Gerenciamento contábil e fiscal da empresa;
- Emissão de notas fiscais e recebimento de NFs de serviço;
- Contratação e pagamento de empresas terceiras;
- Gestão de compliance e governança corporativa;
- Controle de acesso e segurança dos escritórios e espaços corporativos;
- Gerenciamento dos processos logísticos;
- Entre outros.
Quem faz parte do backoffice?
Faz parte do backoffice todos os setores não ligados diretamente à operação da empresa que possam prestar apoio aos negócios. O backoffice pode ser composto por profissionais da equipe própria ou terceirizada. Inclusive, é prática comum ter profissionais terceirizados dentro da empresa (literalmente) realizando serviços de diversas naturezas praticamente como empregados do empreendimento.
Áreas que podem ser incorporadas ao backoffice:
- Financeiro;
- RH;
- Logístico;
- Marketing Institucional e, por vezes, marketing de vendas;
- Facilities (gestão de ativos e patrimônio);
- Gestão administrativa;
- Gerenciamento contábil;
- Cobrança;
- Entre outras.
Considerando a estrutura organizacional da corporação, muitos empreendimentos reservam um gestor executivo para cuidar do backoffice, quase sempre o COO ou o CFO da empresa.
Benefícios do backoffice
O backoffice tem como principal benefício acompanhar toda a operação da empresa, prestando suporte a cada ação necessária. Com isso, o empreendimento pode performar melhor. Entenda como:
- Redução de custos: o backoffice ajuda na maior eficiência da empresa, reduzindo custos operacionais e ampliando a possibilidade de receitas.
- Execução das estratégias: em uma empresa, especialmente grandes negócios, é comum que mesmo após uma decisão estratégica tomada os impactos não cheguem até a operação. O backoffice assegura que as ações serão cumpridas.
- Satisfação de clientes: a operação da empresa não se sustenta sozinha. Para funcionar, precisa de gestão administrativa que o backoffice realiza. Sem isso, é impossível atender aos clientes;
- Compliance: à medida que uma empresa cresce, ela precisa atender a demandas jurídicas, fiscais, contábeis, financeiras, gestões ambientais, de pessoal e outras. O backoffice reduz imprevistos nestas áreas.
Uso da tecnologia no backoffice
Como dissemos há alguns tópicos, backoffice representa gasto de orçamento. Ele é fundamental, mas ele custa dinheiro. É por isso que as empresas se esforçam para utilizar cada vez mais tecnologias a fim de reduzir os custos comprometidos com o backoffice. Dentre as principais estratégias utilizadas, podemos destacar:
- ERPs: softwares de gestão que automatizam e reduzem a necessidade de trabalho humano na gestão administrativa e financeira da empresa. Reúnem diversas funções que antes demandariam mão de obra mais cara.
- Startups: há no mercado hoje uma série de startups que prometem reduzir consideravelmente o gasto que as empresas possuem com uma série de ações de backoffice. POCs (provas de conceito) são realizadas com as corporações para compreender se as soluções têm valor e se realmente podem otimizar a operação de backoffice.
- Automação interna: empresas investem em robôs e desenvolvimento de tecnologia própria para tornar o backoffice menos oneroso, especialmente, na realização de atividades repetitivas e que demandam apenas esforço mecânico.
- Backoffice as a service: aplicativos que intermediam a relação entre empresas que precisam de backoffice e soluções ou prestadoras de serviço que executam essas demandas.
Tipos de backoffice
Como cada backoffice opera dentro de uma empresa? Veja as principais frentes de atuação:
Comercial
O backoffice comercial está por trás de cada venda. Ele está, por exemplo, na precificação dos produtos e serviços, na contratação de serviços de marketing e consultorias de venda; no pagamento de soluções de prospecção e funil de vendas e em outras ações.
Depois que a venda é concretizada, o backoffice também opera movimentando este cliente da esteira de vendas para a esteira de pagamento. No caso de clientes que realizam por financiamento, é comum que o backoffice também cuide dos contratos e da emissão de dívida no nome do cliente.
Administrativo
O backoffice administrativo cuida de todas as movimentações de recursos da empresa: gestão de orçamento, distribuição de pessoal, gestão de ativos e direcionamento de recursos humanos, financeiros, móveis e imóveis, entre outros.
Financeiro
As duas principais funções do backoffice financeiro são gerir as contas a pagar e a receber. Mas é também comum que o backoffice financeiro atue na relação com investidores e na alocação dos recursos aportados por eles.
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O papel do backoffice em diferentes setores
O backoffice pode desempenhar funções diferentes em negócios distintos. Veja alguns exemplos:
E-commerces e marketplaces
Em e-commerces, os backoffices realizam a gestão financeira, contábil, fiscal, logística e de pessoal. É uma atividade bastante desafiadora, que tem impacto direto sobre os resultados da empresa.
Nos marketplaces, o backoffice faz o mesmo que nos e-commerces, mas praticamente duplicado: os serviços precisam ser prestados tanto na operação da empresa, como na relação que o marketplace possui em relação aos seus vendedores conveniados.
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Indústria
Compra de insumos, gestão de instalações de produção, gerenciamento de parceiros logísticos e outros desafios são muito recorrentes no backoffice da indústria. Além disso, é muito comum que também haja setores especializados na administração dos riscos ocupacionais e da segurança do trabalho.
Varejo
No varejo, o backoffice cuida de todos os aspectos que mencionamos anteriormente, mas dá atenção especial à compra de estoques. Aqui, a relação com o operacional é muito dependente. Se o setor de compras não faz um bom trabalho, a empresa não consegue vender a preços atrativos e acaba perdendo clientes para a concorrência.
Como fazer um bom backoffice na sua empresa
Você pode fazer um bom backoffice em seu negócio, mesmo que ele ainda seja pequeno. Veja algumas dicas:
- Contrate líderes competentes: lideranças que estejam alinhadas com a sua empresa e que possuam o conhecimento necessário são fundamentais para garantir bons resultados.
- Escolha os parceiros corretos: como dito aqui, o backoffice pode e deve terceirizar serviços. Escolher os parceiros corretos faz a diferença para manter seus custos dentro do orçamento e prover um bom desempenho.
- Compliance sempre: é preciso manter um controle rigoroso das atividades realizadas pelo backoffice, sejam elas internas ou terceirizadas. Caso contrário, a sua empresa pode perder a autonomia sobre suas próprias contas e processos.
- Documente tudo: a documentação, além de servir como prova judicial se necessário, também serve como referência para processos operacionais. Na dúvida, tenha tudo documentado.
- Ofereça a tecnologia necessária: boas instalações físicas, material de escritório e equipamentos de qualidade. Isso faz diferença para que um backoffice possa cumprir seu papel corretamente.
Conclusão
A maioria das pessoas não faz ideia da complexidade da operação de backoffice por trás de uma grande empresa de sucesso. Mas por trás da Amazon, do Mercado Livre, do eBay, do Magalu e de diversas outras corporações existem milhares de cabeças que atuam diariamente para fazer um empreendimento mais eficiente e assertivo. Mesmo com uma operação em pequena escala, a sua empresa também pode e deve contar com esses serviços.
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