À medida que as empresas crescem, elas precisam prestar contas. Prestar contas aos investidores, ao fisco, aos sócios e também aos seus colaboradores. Precisam assegurar que estão cumprindo com as leis e estão trabalhando de acordo com o que foi combinado em contratos e acordos diversos. É sobre o cumprimento de todas estas obrigações que surgiu e que se desenvolve o compliance.
Neste texto, vamos falar sobre compliance, o que é, porque é importante ter no seu negócio e um passo a passo de como desenvolver um plano de compliance satisfatório em seu empreendimento. Convidamos você a nos acompanhar!
Sumário
1- O que é compliance?
2- Quando surgiu o compliance?
3- Diferença entre compliance e auditoria interna
4- Tipos de compliance
5- O que é um programa de compliance?
6- Estrutura do programa de compliance
7- Importância e vantagens do compliance
8- Políticas e regras de compliance
9- Relação do compliance com a LGPD
10- Profissionais responsáveis pela área de compliance
11- Como aplicar o compliance em uma empresa
12- Exemplo de compliance
13- Dicas para um bom compliance
14- Compliance em e-commerces e marketplaces
15- Conclusão
O que é compliance?
A palavra compliance, em português, complacência, significa o ato de cumprir, obedecer às regras e estar de acordo com as normas internas e externas. Basicamente, compliance é isso: uma empresa cumprir com todos os acordos que assina, com as regras que se submete e com as cláusulas dos seus contratos.
Pode parecer besteira, afinal, pressupõe-se que uma empresa faça tudo isso. Mas, como dissemos, à medida que empresas crescem, é muito fácil deixar de pagar contratos ou enfrentar incidentes relacionados à corrupção interna, na qual os próprios colaboradores do empreendimento roubam o caixa da empresa. Isso acontece em empresas grandes e pequenas.
Quando surgiu o compliance?
Quando pensamos sobre a estrutura e a história das empresas, o compliance é uma área relativamente jovem. Ele surgiu nos últimos 50 anos pensando em 3 principais fatores: cumprimento às medidas fiscais e legais, gerenciamento dos resultados para os investidores e, mais recente ainda, cuidados com sustentabilidade e com o meio ambiente.
Não é como se as empresas não cuidassem desses aspectos antes. Sempre houve estruturas para validar os valores, os prazos e os resultados. Mas essas atividades sempre foram voltadas ao operacional da empresa, ou seja, o lucro. Mais recentemente, com o apoio da tecnologia e com uma preocupação maior com a sustentabilidade, o compliance ganhou muita força.
Diferença entre compliance e auditoria interna
Compliance e auditorias internas são conceitos semelhantes, mas eles têm funções diferentes. Em resumo, as auditorias internas têm principalmente a função de validar valores. Ou seja, entender se os resultados estão sendo cumpridos, se o orçamento tem sido gasto corretamente e se os colaboradores estão desempenhando suas funções como o contratado. É algo muito mais operacional, com uma visão voltada a indicadores de sucesso.
O compliance, para além de tudo o que a auditoria interna cuida, também tem uma questão ética. Os programas de compliance cuidam para que as empresas sigam com sua função social, ao mesmo tempo em que seguem todas as leis e combatem a corrupção. A auditoria interna, diante de resultados bem maquiados, pode não detectar uma ação corrupta. Um programa de compliance, baseado em diversas referências, dificilmente passaria batido por isso.
Tipos de compliance
Quando se trata de compliance, existem quatro principais tipos aos quais nos referimos:
Empresarial
A nível empresarial, o compliance busca fiscalizar e validar os dados relacionados à relação da empresa com seus clientes, investidores e parceiros. Averiguar se os negócios têm sido realizados de maneira justa, bem como devidamente registrados em atos legais a fim de evitar problemas de ordem jurídica com qualquer outra pessoa física ou jurídica.
Trabalhista
A empresa precisa também ter uma relação justa com todos os seus colaboradores, sejam eles próprios ou terceirizados. O compliance trabalhista cuida justamente disso: entender se a empresa está remunerando corretamente os colaboradores, compreender suas condições de trabalho e averiguar se os funcionários também não estão lesando a empresa.
A falta de compliance trabalhista pode gerar um grande passivo judicial que nas grandes corporações chega aos milhões de reais.
Tributário/Fiscal
A relação de uma empresa privada com o Estado também é fundamental. O compliance busca assegurar que o empreendimento pague à Receita tudo o que deve em impostos federais, estaduais e municipais. O pagamento de impostos, em suma, é visto como uma das contrapartidas que as empresas dão ao Estado para oferecer seus serviços.
Por outro lado, é bom lembrar que o Estado gerencia as leis e a relação com os entes privados. O que significa que a falta de compliance fiscal e tributário pode resultar em multas, bloqueios de bens, apropriações do patrimônio da empresa ou até mesmo punições legais a seus responsáveis.
Como empreendedor(a) digital, há também algumas responsabilidades jurídicas que vão precisar ser cumpridas, como a proteção dos dados dos seus clientes, de acordo com a LGPD.
Ambiental
Preceitos voltados à sigla ESG (Ambiente, Sustentabilidade e Governança). A preocupação das empresas tem sido cada vez maiores com estes três fatores da sigla ESG, especialmente em empresas industriais ou que possuem grande impacto ambiental. E-commerces e marketplaces não estão neste rol, mas não quer dizer que não precisam buscar certificações de sustentabilidade.
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O que é um programa de compliance?
Um programa de compliance é um conjunto de ações, prazos, metas e objetivos que as empresas seguem para ter melhores atuações nas quatro esferas mencionadas no item anterior. Pequenas empresas não costumam ter programas de compliance, uma vez que a estrutura reduzida permite uma fiscalização direta, mas isso não impede que alguns pequenos empreendimentos invistam nisso.
Se você é dono(a) de uma grande empresa, saiba que muitas empresas do mesmo porte que a sua possuem um programa de compliance. Para não ficar para trás, é fundamental que você pense e estruture um programa de compliance dentro da sua operação.
Estrutura do programa de compliance
Um programa de compliance é formado por algumas estruturas, sendo as principais:
- Objetivos: o que o programa deseja obter ou conquistar por meio de suas ações;
- Equipe: programas de compliance têm colaboradores empenhados diretamente nisso, sejam eles próprios ou terceirizados;
- Tecnologia: o compliance só funciona se as empresas contarem com as tecnologias certas para coletar, analisar e operar as informações;
- Certificadores: boa parte dos programas de compliance possuem verificadores externos, que ajudam a validar a lisura dos dados e a precisão das informações captadas por meio do programa.
Importância e vantagens do compliance
Programas de compliance são importantes por diversos motivos. Eles impactam diretamente no resultado do negócio, mas não se resume a isso.
- Resultados da empresa: se o compliance faz um bom trabalho, a empresa não perde dinheiro por motivos desnecessários desconectados com a sua operação. Seja a nível do seu trabalho direto, como por multas tributárias;
- Redução do passivo jurídico: empresa com bom compliance gasta menos com advogados e com indenizações judiciais. O compliance garante que a empresa esteja certa em suas causas e vença nos tribunais;
- Certificações de negócio: com um bom compliance, a empresa conquista certificações que são cada vez mais importantes para ela fazer negócio com outros empreendimentos e pessoas que só compram de empresas responsáveis.
Políticas e regras de compliance
As políticas e as regras de compliance podem variar muito. Porém, geralmente, elas estão diretamente conectadas com a legislação do país em que operam. Note que se uma empresa opera em mais de um país, sua política de compliance precisa estar conectada com todos os países no qual o negócio funciona. Além disso, o compliance pode ter políticas e regulamentos internos que visem o bom funcionamento da empresa e a evolução de seus resultados.
Relação do compliance com a LGPD
Mencionamos que o compliance ajuda a averiguar o cumprimento das empresas quanto à lei. Ultimamente, muito disso tem sido aplicado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que obrigou muitas empresas a investir na segurança de informações e até mesmo mudar seus modelos de negócio.
Hoje, o compliance também auxilia as empresas a coletar, armazenar, proteger, transferir e utilizar os dados de seus clientes de acordo com o que determina a legislação. Importante lembrar que sem isso a empresa pode passar por severas sanções legais ou até mesmo prejudicar seus clientes por meio de um vazamento de dados.
Profissionais responsáveis pela área de compliance
Dentro da área de compliance pode haver diversos profissionais. As empresas costumam utilizar os serviços principalmente de:
- Juristas: profissionais formados em Direito que entendem como a empresa deve se posicionar diante da lei na montagem de seu programa de compliance.
- Engenheiros de diversas áreas: engenheiros pensam em processos para o planejamento e para a aplicação de políticas de compliance que realmente atinjam seus objetivos.
- Administradores: a exemplo dos engenheiros, também pensam e trabalham com os processos do compliance. No entanto, também costumam atuar de forma mais operacional.
- Contadores e economistas: captam tudo o que está contido nas políticas de compliance e transformam em números, comparando resultados reais com os projetados.
- Outros profissionais multidisciplinares: quase qualquer profissional pode atuar no compliance. Diversas habilidades são mais que bem vindas, mesmo que não estejam conectadas com o core business do negócio.
Como aplicar o compliance em uma empresa
Para aplicar o compliance em uma empresa, há alguns passos que devem ser seguidos:
- Diagnóstico: em primeiro lugar, é preciso fazer um diagnóstico de qual o estado da empresa no que diz respeito ao cumprimento de leis e regras.
- Definição de procedimentos padrão: é impossível fazer compliance sem padrões de ação e qualidade. Empresas precisam definir procedimentos padrão para o compliance e para suas outras áreas, a fim de facilitar o monitoramento das ações e seus impactos.
- Definição de funções: validados os procedimentos, é preciso atribuir responsáveis que farão o monitoramento constante das ações e dos documentos emitidos pelas diferentes áreas da empresa.
- Investigação de ações suspeitas: uma vez que uma ação suspeita seja identificada, ela deve ser imediatamente interrompida pela área de compliance para que seja feita a investigação de possíveis irregularidades. Se verificada a irregularidade, se aplicam sanções. Caso contrário, é só seguir em frente.
- Validação e aprimoramento: as políticas de compliance precisam ser constantemente monitoradas para ter resultados satisfatórios e em evolução. Por isso, convém atribuir indicadores também para o compliance e acompanhá-lo.
Exemplo de compliance
Cerca de 60% das empresas brasileiras possuem políticas de compliance. A grande maioria delas são de médio porte para cima. No ramo da construção, por exemplo, a MRV Engenharia possui uma sólida política de compliance que já foi responsável pela descoberta e pela resolução de casos internos de corrupção antes que eles chegassem à Justiça.
Também existe o compliance corretivo. A CCR, empresa de concessões públicas, passou por medidas de leniência do estado para mitigar medidas de corrupção. As medidas de leniência foram definidas de acordo com as descobertas do compliance do empreendimento.
Compliance em e-commerces e marketplaces
Em e-commerces e marketplaces, o compliance também está presente. As grandes empresas do segmento no Brasil e no exterior possuem grande preocupação com essa área, em especial nos aspectos trabalhista, fiscal e empresarial.
Grandes marketplaces, como Amazon e eBay, são constantemente acusados de exploração ilegal do trabalho. O compliance ajuda a fiscalizar, verificar e mostrar que as acusações não são verdadeiras. Quando há suspeitas, o compliance encontra os erros, repele os problemas e responsabiliza os causadores.
Vale destacar que, hoje em dia, é muito simples criar o seu próprio marketplace, contratando plataformas prontas. Seja para pequenos negócios ou para grandes corporações, essa estratégia apresenta um alto potencial de escalabilidade e faturamento para diversos ramos, desde a indústria até o varejo. Por ser um modelo inovador, lançar um marketplace garante competitividade e ajuda a aumentar a sua fatia de mercado.
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Conclusão
Compliance é uma questão de excelência. As empresas não são obrigadas a ter, mas é bom que tenham. Por isso, se você deseja estar de acordo com a lei, com o mercado, com o fisco e com os investidores, é bom cuidar do seu compliance. Além disso, ter políticas nesse sentido ajuda a manter boa relação com os compradores.
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