A gestão de uma empresa não pode mais ser feita apenas no papel. Mesmo em planilhas do Excel, ela ainda ficará extremamente limitada. Diante disso, existem sistemas que hoje tornam o gerenciamento empresarial mais simples e eficiente. Estamos falando dos softwares ERP, presentes em empreendimentos de todos os portes.
Neste texto, vamos falar sobre o que é ERP, como ele funciona, de que forma pode ajudar às empresas e como contratar um ERP que atenda às necessidades do seu negócio. Acompanhe com a gente!
Sumário
1- O que é ERP?
2- Como funciona um ERP?
3- Importância do ERP para as empresas
4- Vantagens de um sistema ERP
5- Em quais setores aplicar o ERP?
6- Como escolher o melhor ERP para o seu negócio?
7- Exemplos de ERPs
8- ERP local ou ERP na nuvem?
9- Qual é o processo de implantação do ERP?
10-Conclusão
O que é ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais. Em síntese, são sistemas de gestão que reúnem módulos para gerenciamento administrativo, fiscal, financeiro, comercial, logístico e contábil. Por reunir tantos dados chave, os ERPs também são utilizados para fins estratégicos.
Os ERPs se apresentam em sua maioria como softwares de computador que são integrados a outros sistemas, a fim de unificar em um só sistema o maior volume de dados possível necessário para gerir um negócio.
Como funciona um ERP?
O ERP tem, a princípio, 3 grandes elementos: a base de dados, o back-end e o front-end.
A base de dados são todas as informações que a empresa dispõe nas áreas que mencionamos no tópico anterior. São documentos, arquivos, notas, valores, registros e todo tipo de dado útil para a realização da gestão empresarial.
As bases de dados são então aplicadas sobre a arquitetura da informação do sistema ERP. Ou seja, os códigos e programações que realizam os códigos e decidem como cada informação é utilizada. É o back-end, ou seja, os “bastidores” do ERP que cuidam do cálculo dos dados e sua sistematização. É o back-end que gera gráficos, indicadores, notificações e outras interfaces para que o usuário possa realmente entender os dados que possui.
Se o back-end faz o cálculo dos dados, o front-end apresenta todas essas informações em telas de PC e dispositivos móveis aos usuários. Ela transforma a arquitetura de dados em algo palpável, visível e interativo. O front-end é a ponta do ERP a qual o usuário acessa, mas existe um universo de dados por trás de tudo isso.
Importância do ERP para as empresas
O ERP se tornou uma peça fundamental para os empreendimentos. Embora ele fique ali no backoffice, sem ser visto pelos clientes, quem é empreendedor(a) sabe que o bom uso do ERP faz a diferença para a empresa se manter sustentável e crescer de maneira saudável.
Pequenas e médias empresas
Pequenas e médias empresas hoje também podem usar ERP. Inclusive, existe uma grande variedade de soluções no mercado desenvolvidas especialmente para serem utilizadas por esses empreendimentos. O ERP nesses casos automatiza muitas ações que seriam feitas de maneira manual, introduzindo dados e gerando documentos úteis para os negócios.
Grandes empresas
Nas grandes empresas, você pega a funcionalidade do ERP para pequenos negócios e eleva à enésima potência. Pense em uma empresa que compra insumos todos os dias e que emite milhares de notas fiscais em poucas horas. Sem um ERP funcional, essas ações não seriam possíveis.
Nas grandes empresas, os ERPs também têm uma função fundamental associada à inteligência de negócio. Com os dados gerados pelos negócios, as plataformas geram gráficos, indicadores e planilhas que são usadas pela alta gestão da empresa na tomada de decisões.
Ela representou o fim definitivo das tomadas “instintivas” de decisão que as empresas tomavam com base na mera experiência de seus gestores.
Marketplaces
Marketplaces também realizam um uso extensivo de ERP. Como os marketplaces possuem duas bases de agentes, os compradores e os vendedores, ter uma plataforma que reúne os dados e operacionaliza as transações contábeis e fiscais dos negócios é uma “mão na roda”. A gestão financeira também se torna um grande ativo com o ERP.
A exemplo das grandes empresas, os marketplaces também utilizam os ERPs como ferramentas para inteligência de negócio e tomadas de decisão. Por isso, praticamente todos os empreendimentos desse formato usam sistemas ERP.
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Vantagens de um sistema ERP
O sistema ERP proporciona diversas vantagens para as empresas que o utilizam. Algumas delas são:
- Unificação de dados: com todos os dados gerenciais reunidos em um único sistema, o dia a dia da gestão empresarial se torna muito mais simples e efetivo. O acesso aos dados demora segundos.
- Tomada de decisões: com dados corretos, gráficos e indicadores, as empresas conseguem tomar decisões muito mais assertivas. Decisões tomadas com base em dados são um diferencial para qualquer negócio.
- Redução de custos: se as decisões são tomadas adequadamente e o ERP permite a automação de ações burocráticas, economiza-se tempo e dinheiro. A eficiência possibilita uma severa redução de custos.
- Compliance: para que uma empresa esteja de acordo com suas obrigações legais, jurídicas, comerciais, fiscais, trabalhistas e contábeis, os dados precisam estar registrados e sistematizados. O compliance da empresa ganha muito graças a essa simplificação dos dados.
Em quais setores aplicar o ERP?
O ERP se aplica a quase todos os setores empresariais. Na verdade, para todos. Basta separar a realidade de uma empresa entre operação e gestão.
Em muitos casos, o ERP atua somente na gestão. Mas pode inclusive atuar na operação. Nos marketplaces, por exemplo, é comum que o ERP ajuda no controle de estoque e faça a emissão das notas fiscais para os clientes e compradores.
Mas o ERP pode ser aplicado em todos os setores empresariais. Dentro da empresa, ele engloba áreas como:
- Fiscal: pagamento correto de impostos;
- Contábil: gestão de ativos e passivos da empresa;
- Financeiro: contas a pagar e receber, gestão de capital e investimentos;
- Comercial: emissão de notas fiscais e gestão de compras;
- Logístico: gestão de parceiros, entregas e armazenamento;
- Trabalhista: gestão de folha de pagamento e benefícios;
- Entre outros.
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Como escolher o melhor ERP para o seu negócio
Para escolher o melhor ERP para seu negócio, o primeiro passo é procurar no mercado soluções que tenham sido desenvolvidas especialmente para o tipo de atividade realizada por você. Existem ERPs genéricos, mas também existem ERPs direcionados às diferentes áreas. Ao escolher um que contempla as suas necessidades, ele se torna uma ótima opção.
Mas também é preciso levar em conta os custos. Não só os custos mensais, mas também os custos com implementação e licenciamento. Se os custos não se encaixam no orçamento, é preciso retornar à pesquisa.
Além disso, é também preciso estar atento à funcionalidade da solução e ao suporte prestado pela equipe da empresa. Muitos dos seus profissionais podem ser leigos em computação, o que demanda que a solução ERP seja fácil de usar. E que quaisquer problemas sejam solucionados pela equipe de assistência técnica rapidamente.
Exemplos de ERPs
Alguns exemplos reais de ERP são bem úteis para entender como esses softwares funcionam:
- Totvs: hoje a Totvs oferece uma infinidade de serviços, sendo a maior companhia de TI do Brasil. Mas essa empresa se consolidou oferecendo ERPs com vários módulos. Ou seja, você contratava apenas os que eram necessários para a sua operação.
- Bling: o Bling é interessante porque é voltado especialmente a pequenas empresas, atuando com MEI ou outras modalidades do Simples Nacional. Ele se integra a maioria das plataformas de marketplace e seus custos são reduzidos.
- SAP Business One: a SAP é outra gigante do TI no mundo inteiro. O seu ERP para comércio se chama Business One e ajuda comércios virtuais e presenciais a ter resultados mais assertivos.
ERP local ou ERP na nuvem?
A nível de software, quando falamos em ERP existem duas principais possibilidades: um ERP local, sediado no servidor da empresa ou nos próprios computadores do negócio, ou um ERP na nuvem, que pode ser acessado pela internet de qualquer lugar, uma vez que os dados ficam armazenados em diversos datacenters no mundo todo.
Levando em conta todos os prós e contras, recomendamos o uso de ERPs na nuvem. Além de serem atualizados com mais facilidade e agilidade, eles permitem o acesso das informações mesmo que o usuário esteja fora da empresa. Com um ERP local, por exemplo, já se torna impossível fazer trabalho remoto.
Além disso, os datacenter da AWS, serviço de nuvem da Amazon, e seus similares, possuem bastante segurança de dados. Esses são os serviços mais utilizados pelas operadoras de ERP com os melhores resultados.
Qual é o processo de implantação do ERP?
O processo de implantação do ERP na empresa passa por algumas etapas. Veja só:
- Implementação: a empresa responsável pelo ERP pega os dados do seu negócio e os insere na plataforma. Os dados podem vir de registros impressos, de planilhas do Excel ou de outro ERP anterior. É comum que sejam cobrados valores por esse processo.
- Customização: com os dados devidamente implementados, a operadora do ERP realiza a customização para que a plataforma possa atender plenamente às necessidades do seu negócio.
- Treinamento: mesmo um ERP simples de usar vai demandar alguma adaptação por parte da equipe. Então, é comum que sejam feitos treinamentos para que o time se habitue à nova ferramenta.
- Suporte: Deu problema? Chama o suporte. Helpdesks e profissionais da assistência tentaram resolver as questões o mais rápido possível.
Conclusão
Como você viu aqui, o ERP hoje é uma ferramenta fundamental para negócios de qualquer porte ou modelo de negócio. Use em sua empresa! Prefira um ERP que possa ser integrado com a sua plataforma de e-commerce ou marketplace. Você verá que isso ajuda muito e reduz custos desnecessários. Com esse conteúdo, acreditamos que escolher o seu ERP ficou mais fácil.
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