Introdução
Ferramentas de gestão auxiliam empreendimentos a crescer de maneira rápida e escalável. Por isso, elas são absolutamente necessárias para a manutenção de um negócio saudável e que se pague. Mas, é preciso escolher as ferramentas certas para o empreendimento no qual você investe.
Neste texto, vamos falar sobre o que são ferramentas de gestão, detalhar algumas delas e contar quais as mais indicadas para o seu negócio. Então acompanhe conosco!
O que são ferramentas de gestão
Afinal, o que são ferramentas de gestão? Basicamente, são instrumentos utilizados para auxiliar diferentes etapas da administração de um negócio. Estas ferramentas são baseadas em metodologias e filosofias de trabalho desenvolvidas principalmente para acelerar os empreendimentos.
Vantagens das ferramentas de gestão
Segundo o IBGE, mais da metade das empresas brasileiras fecham as portas em até 2 anos de operação. Boa parte destes empreendimentos tem este triste fim porque apresentam falhas na gestão. Principalmente nestes tempos de pandemia, a boa gestão é um diferencial para a sobrevivência de um negócio.
Por isso, a vantagem das ferramentas de gestão é justamente proporcionar metodologia e mais consciência ao gerenciamento do negócio. Nesse sentido, gestão é coisa séria e não pode ser feita de maneira intuitiva. Isso dá mais previsibilidade e potencial à empresa.
Além disso, as ferramentas de gestão dão mais lógica ao gerenciamento do negócio. Ajuda em todas as etapas do negócio e estabelece tarefas mais bem definidas para cada membro do time.
Gestão tradicional X gestão inovadora
Logicamente, as ferramentas de gestão são adaptáveis ao tipo de negócio. Nós temos ferramentas de gestão tradicionais, mas também temos as inovadoras. Ferramentas de gestão tradicional são mais conservadoras, com o objetivo de manter a saúde financeira da empresa, mas sem grandes riscos.
A gestão inovadora, por sua vez, atua com riscos calculados tendo como principal objetivo o crescimento rápido. É a filosofia das startups: crescer de maneira agressiva e escalável. Por isso, neǵocios digitais, como o marketplace, fazem testes rápidos de suas soluções. Assim, os produtos e serviços podem ser aprimorados rapidamente e inseridos no mercado para a venda.
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Tipos de ferramentas de gestão
Agora, vamos trazer para você algumas classificações de ferramentas de gestão a partir da sua finalidade. Veja só:
Planejamento
Ferramentas de planejamento são usadas para auxiliar na elaboração de planos estratégicos para a empresa. Estes planejamentos têm impacto a curto, médio e longo prazo. Por isso, as ferramentas de gestão ajudam com a coleta de dados, a organização de roteiros e a definição de metas.
Controle
As ferramentas de controle estão mais próximas do dia a dia gerencial. Assim, são utilizadas para o controle financeiro, de pessoal, de compras e vendas e outras demandas administrativas da empresa. Nesse sentido, ajudam a fazer o fluxo de trabalho mais organizado e eficiente.
Projeto
Todo projeto precisa de um começo, de meio, do fim e também de um resultado bem definido. As ferramentas de projeto acompanham a equipe desde a concepção de um novo produto ou serviço. E, vão até a sua inserção definitiva no mercado.
Processo
Ferramentas de gestão que dão mais clareza e lógica aos processos de trabalho. Desde o gerenciamento de tarefas, as agendas de reuniões, as técnicas de produção e tudo o que é feito para se cumprir os projetos da empresa.
Tomada de decisão
Em conclusão, são ferramentas de decisão com metodologias para tomadas de decisão mais assertivas. Decisões precisam se basear em dados. Por isso, faz sentido usar ferramentas que dão mais confiabilidade às decisões estratégicas da empresa.
Principais ferramentas de gestão
Agora que você já sabe da importância e já conhece os tipos de ferramentas de gestão disponíveis, vamos apresentar algumas delas:
1 Análise SWOT
A análise SWOT, ou FOFA, traduzida para o português, é uma ferramenta de gestão usada principalmente para tomada de decisão e planejamento. Esta ferramenta cria uma matriz das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que um empreendimento sofre. Dessa maneira, pode ser usada em qualquer momento do negócio.
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2 Plano de negócios
Em segundo lugar, o plano de negócios, como o nome sugere, é uma ferramenta de planejamento e tomada de decisão. Ela também pode ser de processo. Costuma ser elaborado mensal, trimestralmente ou anualmente. É um documento com dados contábeis, estratégicos e descritivos do negócio e do mercado que pretende atacar. Também pode detalhar as metas e os processos que a empresa deve implementar.
Ademais, o plano de negócios passa por etapas que dão desde o diagnóstico das dores de um mercado até a avaliação dos resultados no período. Por isso, ele é bastante abrangente.
3 Canvas
Em seguida, o Canvas é uma ferramenta de planejamento, de projeto e de tomada de decisões. Equipes de gestão criam representações visuais que compreendem o negócio todo:
- A proposta de valor;
- Clientes;
- Canais;
- Relacionamentos;
- Receitas;
- Recursos;
- Atividades;
- Parcerias;
- Custos.
Tudo isso é condensado em um quadro simples de entender.
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4 5W2H
São cinco “W” e dois “H” (em inglês) que servem como um checklist. Trata-se de uma ferramenta simples. Mas, pode ser bastante efetiva para planejamento e para definição de processos e projetos.
São os seguintes:
- O que será feito? (What)
- Por que será feito? (Why)
- Onde será feito? (Where)
- Por quem será feito? (Who)
- Como será feito? (How?)
- Quanto vai custar? (How much)
Bacana, né? Mesmo sendo uma ferramenta relativamente simples de aplicar, os benefícios podem ser muito interessantes.
5 Matriz BCG
A Matriz BCG (de Boston Consulting Group) foi criada para analisar principalmente o portfólio de produtos das empresas com base em seu ciclo de vida. É uma ferramenta visual que pode ser utilizada para planejamento. Contudo, também pode ser aplicada para tomada de decisões e para planejamento de processos.
Assim, como outras das ferramentas que mencionamos aqui, a matriz BCG também se vale de representações visuais para simplificar a tomada de decisões.
6 Matriz GUT
Em seguida, a Matriz GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência. É uma ferramenta de gestão muito utilizada para a tomada de decisões e a escolha de prioridades. Este é um método mais modular do que visual.
Ou seja, ao invés de “desenhar”, a Matriz GUT atribui notas de 1 a 5 para a Gravidade, a Urgência e a Tendência de diferentes itens. Isso dá uma visão mais precisa e abrangente sobre as pautas da empresa.
7 OBZ
OBZ é a sigla para “Orçamento Base Zero”. É uma ferramenta de gestão para planejamento, controle financeiro e de projeto. Seu principal objetivo é a máxima redução de custos e o ganho máximo de eficiência.
Como resultado, o “base zero” vem da metodologia que considera apenas o momento presente. E, não leva em conta os exercícios anteriores. Por isso, a empresa “zera” seu caixa e planeja suas ações.
8 Six Sigma
Além disso, criada pela Motorola, a ferramenta Six Sigma é utilizada na gestão de processos. Visa a mais alta eficiência possível, mas com atenção especial ao ganho de qualidade e a redução de defeitos.
Em resumo, ela tem duas metodologias distintas:
- Uma para a criação de novos produtos/processos;
- Outra para a melhoria dos processos que já existem
Os seis sigmas são:
- Definir objetivos;
- Medir e identificar;
- Analisar;
- Designar detalhes;
- Verificar o design.
É uma metodologia ótima de ser aplicada, por exemplo, na indústria.
9 SCRUM
Em seguida, temos uma ferramenta de gestão para processos. Ou seja, o scrum é uma metodologia desenvolvida para proporcionar a rápida execução de tarefas. Ela também é baseada em testagem. As principais características desta ferramenta são:
- Definições de tarefas a fazer, sendo feitas e já feitas;
- Realização de reuniões diárias e semanais para verificação de demandas;
- A presença do “Product Owner”, que é como um representante dos clientes na empresa
- As provas de conceito (POC).
A maioria das empresas de tecnologia, por exemplo, focadas em desenvolvimento de software, utilizam o scrum.
10 People Analytics
Por fim, People Analytics é a ferramenta de gestão orientada a dados para o RH. Existe muita técnica e teoria por trás de seus processos. Apesar disso, corre-se o risco da gestão de RH sofrer pela subjetividade das pessoas. Assim o people analytics ajuda as decisões do setor de pessoal serem mais lógicas.
Como escolher a melhor ferramenta de gestão?
Nesse sentido, você pode combinar diferentes ferramentas de gestão no seu negócio. Dessa maneira, é preciso entender quais são as principais necessidades atuais da sua empresa. Bem como compreender quais recursos o seu negócio pode despender para utilizar a ferramenta. Algumas delas podem ser aplicadas a baixíssimo custo.
Conclusão
Enfim, ferramentas de gestão podem ser importantes aliadas para sua empresa ser mais eficiente. As metodologias que mencionamos aqui são utilizadas nas principais corporações do mundo. São principalmente dedicadas para negócios digitais e startups. Então, leve isso em conta na hora de selecionar as ferramentas utilizadas.
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