A gestão administrativa é um dos maiores desafios e, ao mesmo tempo, um dos fatores mais importantes para quem quer empreender em qualquer negócio. Lidar com ativos e passivos de um empreendimento de maneira estratégica e planejar os próximos passos do empreendimento podem ser o aspecto mais decisivo para o seu êxito.
Por isso, neste texto falaremos sobre gestão administrativa, o que ela é, qual a sua importância, além de trazer algumas dicas de boas práticas para que você possa operacionalizar o seu negócio da melhor maneira possível. Te convidamos a nos acompanhar até o fim!
O que é gestão administrativa
A gestão administrativa é a gestão geral e central de um negócio. Fica a cargo dela definir todas as diretrizes pelas quais uma organização irá funcionar. Cabe a ela determinar a atuação das gestões financeira, operacional, comercial, de RH, contábil/fiscal, tecnológica, entre outras pastas. É a gestão superior.
Para além do gerenciamento cotidiano, a gestão administrativa também atua no planejamento das próximas ações do empreendimento enquanto negócio, além de atuar para mitigar riscos, realizar projeções e definir metas e objetivos para curto, médio e longo prazo.
Importância de uma boa gestão administrativa
Sem uma boa gestão administrativa, um empreendimento não pode crescer. Provavelmente, sequer irá sobreviver aos desafios do mercado. A boa gestão administrativa faz uma grande diferença. Nos momentos favoráveis, a boa gestão administrativa permite a expansão de crescimento, ganhos sólidos e evolução sustentável do negócio.
Já nos eventuais momentos de crise, uma boa gestão administrativa permite o bom gerenciamento das dificuldades com o mínimo de danos à reputação e também aos resultados do negócio. É realmente um diferencial que nem toda empresa dá a devida importância, haja vista que mais da metade dos empreendimentos brasileiros acabam fechando as suas portas antes de dois anos de atuação.
Algumas empresas de consultoria são especialistas em apoiar e/ou terceirizar a gestão administrativa de outros empreendimentos. Muitas dessas corporações se tornam bilionárias auxiliando outros negócios a também crescer. É um mercado de dimensões imensuráveis.
Tipos de gestão administrativa
A gestão administrativa tem duas principais formas de ser implementadas. Vamos conhecer ambas delas adiante:
Administração pedagógica
Quando falamos em pedagogia, falamos de métodos e técnicas úteis para gestão, o aprendizado e a evolução do ambiente escolar. A administração pedagógica segue os mesmos princípios, porém dentro do ambiente empresarial.
A administração pedagógica tem quatro principais diretrizes:
- Motivação e engajamento;
- Treinamento e educação;
- Clima organizacional;
- Produtividade e qualidade.
Administração reacional
A administração racional é um modelo mais tradicional e engessado de se gerenciar uma organização. Aqui, uma gestão centralizada dá ordens de forma hierárquica e vertical, sem realmente levar em conta feedbacks recebidos. Embora ela pareça ditatorial e pouco eficiente, muitas empresas funcionam bastante bem com este modelo de gestão, justamente por operar em modelos de negócio mais convencionais e antigos.
Como fazer uma boa gestão administrativa no seu marketplace
Quando tratamos de gestão administrativa dentro de um marketplace, há algumas ações que são fundamentais para fazer o negócio funcionar no dia a dia e também possibilitar um planejamento estratégico a médio e longo prazo. Veja:
Divisão de trabalho
A gestão administrativa é composta, em boa parte, pela ação de delegar tarefas aos seus respectivos responsáveis. Muitos marketplaces, especialmente aqueles em estágio inicial, contam com uma equipe bastante reduzida. Mesmo assim, diante deste contexto, é preciso definir pessoas incumbidas de realizar diversas demandas.
Não se trata apenas de cobrar a sua equipe. Trata-se, principalmente, de engajar os colaboradores do seu time para que todos participem do crescimento do negócio. Com isso, a tendência é que todos também possam ser melhor remunerados e tenham como crescer na carreira.
Divida o trabalho levando em conta hard skills (competências técnicas) e soft skills (habilidades pessoais e sociais, como a serenidade, a resiliência e a capacidade de lidar com pessoas).
Comando da gestão
Fazer gestão administrativa também significa definir líderes para comandar as diferentes atividades nas quais a sua empresa estará envolvida. É preciso escolher as pessoas mais bem preparadas do time para assumir a gestão de outros colaboradores e trabalhar de maneira engajada e entrosada.
Formar e lidar com líderes, por vezes, pode ser um desafio. Por isso, é importante deixar bem claro as obrigações, expectativas, remunerações e direitos de cada comandante. É fundamental também criar um ambiente propício para que os diferentes líderes interajam entre si de maneira respeitosa e igualitária. Lembre-se: quando o seu negócio crescer, será impossível gerir tudo com as próprias mãos. É preciso contar com pessoas de confiança.
Direção das atividades
Uma vez que tenha sido possível delegar tarefas e definir diferentes times dentro de sua empresa, cabe à gestão administrativa estar presente e ciente de tudo o que é feito nestas equipes. A tarefa pode parecer difícil, mas com gestores de confiança e as ferramentas corretas, você verá que dirigir atividades pode não ser tão difícil.
Será necessário ter proximidade com os gestores e também realizar reuniões frequentes para entender as principais conquistas, bem como os maiores desafios e gargalos que os times têm enfrentado. Sempre que necessário, é preciso auxiliar as equipes mobilizando recursos e até mesmo outras pessoas.
Remuneração
A gestão administrativa também é a maior responsável pela gestão financeira dos valores que o marketplace detém. Logo, também é função dela definir quais serão as remunerações das diferentes equipes, desde o gestor de times até o estagiário. Embora calcular remunerações pareça uma tarefa simples, ela é mais estratégica do que parece.
Uma baixa remuneração implica em menos custos para o seu orçamento. Entretanto, ela reduz produtividade, aumenta a rotatividade de funcionários e pode fazer com que as suas melhores cabeças acabem indo parar na concorrência. Por outro lado, uma remuneração acima do que é prudente mantém funcionários, porém compromete o faturamento da empresa. É uma balança bastante sensível.
Organização
Essa é uma questão mais burocrática, organizacional, mas que também demanda muita atenção. Como é a organização dos diferentes times da sua empresa, tanto na atuação cotidiana, como nos momentos de prestação de contas e definição de novas metas?
Empresas têm diferentes formas de organizar suas rotinas. Algumas são mais flexíveis, outras mais tradicionais e engessadas. Algumas dão mais liberdade a colaboradores de diferentes graus de senioridade. Outras acabam optando por um trabalho mais voltado à hierarquia. A organização dos trabalhos do seu negócio precisa ser alinhada com a visão e com a missão do empreendimento.
Equidade
Equidade é o conceito de dar o mesmo julgamento ou os mesmos critérios de eficiência às diferentes equipes da empresa. Isso não significa que todas elas tenham a mesma importância, pelo contrário! Na maior parte dos marketplaces, o time de marketing e comercial tem uma importância mais estratégica do que o jurídico ou o time de contabilidade.
A questão é que as avaliações e julgamentos sobre esses diferentes trabalhos precisam ser feitas de forma justa e clara. Todos os times devem entender quais são suas métricas de desempenho, suas metas e de que forma seus esforços serão remunerados. Essa equidade ajuda a manter uma equipe mais coesa e engajada com as atividades do seu negócio.
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União da equipe
União e engajamento da equipe não são uma função referente apenas ao time de Pessoas/RH. Essa precisa ser uma preocupação constante da gestão estratégica da empresa. Sem o devido engajamento, um time de colaboradores tende a se tornar improdutivo e facilmente convencido a trocar de empresa. Custos e limitações que o seu marketplace certamente não quer encarar.
Uma equipe unida e engajada traz benefícios para todos os envolvidos nesta cadeia. Tanto a você, enquanto empresário ou empresária do ramo dos marketplaces, como aos membros da equipe em si, que cresce, se desenvolve, ganha mais, trabalha mais feliz e acredita mais nas causas que a empresa defende.
Algumas das principais formas de ter uma equipe unida e engajada são:
- Boa remuneração;
- Benefícios trabalhistas;
- Plano de carreira;
- Oportunidades de formação;
- Gestores humanos e eficientes;
- Condições dignas de trabalho;
- Missão, visão e valores claros para o negócio;
- Boa comunicação interna;
- Entre outros.
Ferramentas de gestão administrativa
Algumas ferramentas também podem ser de grande valia para ser utilizadas no dia a dia da gestão administrativa do seu marketplace, tais como:
Canvas
O Business Model Canvas – ou apenas Canvas, como também é conhecido, é um modelo de planejamento estratégico muito utilizado por diversas empresas em sua gestão administrativa.
Ele é composto por um quadro onde são descritos diversos componentes, tais como:
- Parceiros chave;
- Atividades chave;
- Recursos chave;
- Propostas de valor;
- Relações com clientes;
- Canais;
- Segmentos de clientes;
- Custos estruturais;
- Fontes de renda.
Em um marketplace, também são considerados vendedores e sua respectiva estrutura logística.
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OKR
OKR é a sigla em português para Objetivos e Resultados Chave. Como a sigla sugere, são indicadores úteis para compreender se o empreendimento está ou não no caminho do crescimento. OKRs não são metas práticas de curto prazo, estão mais posicionadas como uma diretriz que a empresa deve seguir para trilhar um caminho de crescimento sustentável e consolidar o seu posicionamento no mercado.
A maioria das empresas bem sucedidas têm OKRs bem definidos e se esforçam o máximo para atingi-los no tempo definido. É uma prática que o seu marketplace também deveria implementar.
EOS
A metodologia EOS é a sigla para Sistema Operacional do Empreendedorismo. Uma metodologia implementada por diversas consultorias para potencializar os resultados de negócios digitais e tradicionais a partir de três grandes eixos: visão, tração e saúde do negócio.
- Com a visão, a empresa sabe onde quer chegar;
- Com a tração, o negócio conquista clientes e receita;
- Com a saúde, o empreendimento mantém suas contas em dia.
Conclusão
Como vimos, a boa gestão operacional pode transformar um marketplace em uma grande potência, um negócio realmente exponencial. Mas a gestão operacional precisa ser feita com estratégia e planejamento para que cumpra realmente com todo o seu potencial. Por isso, prepare-se o máximo possível e continue acompanhando os conteúdos do nosso blog!
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