Entenda como fazer uma gestão de compras eficiente

Toda empresa precisa de insumos para operar. Em uma empresa de e-commerce ou marketplace, esses insumos vêm a partir do estoque de produtos ou bens usados na prestação de serviços, adquiridos por meio da gestão de compras da empresa. Por isso, neste conteúdo vamos falar sobre gestão de compras.

Você poderá entender o que é gestão de compras, de que maneira este processo funciona, quais são as boas práticas para exercer uma gestão de compras de qualidade e como um marketplace B2B pode otimizar esse processo ainda mais. Acompanhe conosco! 

Sumário

1- O que é gestão de compras?
2- Como funciona a gestão de compras?
3- Responsabilidades do setor de compras
4-Como fazer uma boa gestão de compras?
5- Erros mais comuns na gestão de compra
6- Relação entre gestão de compras e estoque
7- Como um marketplace B2B otimiza a gestão de compras?
8- Conclusão

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o processo de controle e gerenciamento da compra de bens e serviços para uma empresa. Ela envolve planejar, organizar, negociar e controlar o processo de aquisição para garantir que a companhia pague o melhor valor possível pelo que está comprando. Isso inclui pesquisar produtos e fornecedores, desenvolver contratos, negociar preços e termos e gerenciar a entrega e o pagamento de bens e serviços.

Em marketplaces, a gestão de compras também pode envolver a captação, a seleção e a gestão dos sellers que integram a base da plataforma, uma vez que esses acabam servindo de fornecedores da empresa. 

Como funciona a gestão de compras?

O processo de gestão de compras geralmente começa com a identificação de quais insumos, produtos ou serviços precisam ser adquiridos. Assim que a necessidade for identificada, a equipe de compras busca fornecedores em potencial. Isso pode ser feito por meio de vários canais, como plataformas online, eventos de networking ou por meio de referências com outras pessoas ou empresas.

Depois de identificar os fornecedores em potencial, a equipe de compras os avaliará com base em vários critérios, como preço, qualidade dos produtos ou serviços, prazo de entrega, condições de pagamento e outros fatores relevantes. Esse processo de avaliação ajuda o comprador a selecionar o melhor vendedor ou fornecedor para suas necessidades, isso também é chamado de due diligence, em que uma empresa faz uma avaliação de seus possíveis fornecedores a partir de critérios legais, comerciais, estratégicos e até mesmo ecológicos.

Depois que um fornecedor é selecionado, a equipe de compras passa a negociar os termos da aquisição. Isso inclui o preço, prazo de entrega, condições de pagamento, garantias e outros termos relevantes. Uma vez acordados os termos, a equipe de compras assinará o contrato e procederá à compra, que será encaminhada normalmente às áreas de controladoria e finanças para que realize o pagamento ao fornecedor.

Após a compra, a equipe de compras ainda monitora a entrega e a qualidade do que foi comprado. Quaisquer problemas ou divergências serão resolvidas prontamente para garantir que os requisitos do seu negócio sejam atendidos.

Por tudo isso, a gestão de compras é fundamental para garantir que as necessidades da sua empresa sejam atendidas, garantindo o melhor preço e condições possíveis para a revenda. 

Responsabilidades do setor de compras

O setor de compras está presente em toda grande empresa. Os principais deveres de um departamento de compras são encontrar as maneiras mais acessíveis de fornecer sua empresa e adquirir os bens, matérias-primas e serviços necessários para operar a organização com eficiência.

Além disso, ele é responsável ​​por pesquisar fornecedores, aprender sobre os preços que cobram e compará-los com outras empresas para encontrar as melhores tarifas. É possível, inclusive, fazer um processo completo de procurement.

O setor de compras também têm a tarefa de planejar e supervisionar o trabalho dos compradores e agentes de compras, contratar, bem como treinar novos funcionários, desenvolver regras e regulamentos de compras de uma organização, estabelecer diretrizes sobre a frequência com que a empresa obtém cotações de preços para itens, o número de propostas a aceitar e quais fornecedores considerar e comprar bens e serviços para a empresa. Por fim, providenciar a devida documentação dessas diretrizes e padronizar o processo de venda. 

Como fazer uma boa gestão de compras?

Para garantir uma gestão de compras adequada, veja a seguir algumas etapas importantes que podem ser tomadas:

• Faça um diagnóstico de compras da empresa: o primeiro passo para uma gestão de compras adequada é identificar as necessidades da sua empresa. Isso inclui diagnosticar os tipos de produtos, a quantidade necessária e os padrões de qualidade que devem ser atendidos.
• Desenvolva um plano de compras: o plano deve delinear o processo de aquisição, incluindo a seleção de fornecedores, a avaliação de licitações ou propostas, além da negociação de contratos.
• Identificar potenciais fornecedores: o próximo passo na boa gestão de compras é identificar potenciais fornecedores. Isso pode ser feito por meio de várias maneiras, como plataformas online, referências, eventos, cotações, tomadas de preço e afins.
• Avalie os seus fornecedores: uma vez identificados os fornecedores em potencial, eles devem ser avaliados com base em critérios reais, como preço, qualidade dos produtos/serviços, prazo de entrega, condições de pagamento e outros fatores relevantes. Esse processo de avaliação o ajudará a selecionar o melhor fornecedor para sua organização e, para que ele funcione corretamente, precisa ser feito com dados profundos e atualizados.
• Negociar contratos: na etapa de negociação pode ser possível conseguir ótimas condições. O próximo passo, portanto, é negociar os termos da compra: preço, prazo de entrega, condições de pagamento, garantias, entre outros. Barganhe e faça tudo o que for possível para privilegiar a sua empresa.
• Monitore o desempenho do fornecedor: depois de fechar a compra, é importante monitorar o desempenho do fornecedor. Afinal, mesmo um bom fornecedor pode descumprir o combinado. Fique atento. 
• Revise e melhore o processo de compras: por fim, sempre é importante revisar e melhorar regularmente o processo de aquisição. Analise os dados, identifique áreas de melhoria e implemente as mudanças necessárias. 

Erros mais comuns na gestão de compra

Processos de compra podem ser complexos e conter erros. Veja os mais comuns abaixo e cuide para que eles não causem prejuízo à sua empresa:

1. Diagnóstico equivocado de necessidades: um dos erros mais comuns na gestão de compras é a falha na identificação das necessidades de compra. Isso pode levar à compra de itens desnecessários ou em uma quantidade menor do que a devida.
2. Pouco conhecimento sobre o fornecedor: outro erro comum é a falta de conhecimento do fornecedor. Deixar de avaliar quem vende para você ou em sua plataforma pode levar à seleção de pessoas e empresas que não atendam às necessidades da sua organização ou que forneçam bens ou serviços de baixa qualidade.
3. Olhar apenas o preço: comprar apenas com base no preço pode ser um erro, pois a opção mais barata nem sempre é a melhor. Olhe as demais condições de pagamento e outros fatores extra-financeiros para ter uma perspectiva mais completa.
4. Má-negociação: de nada adianta negociar se os termos do contrato forem prejudiciais à sua empresa. Tenha jogo de cintura e busque sempre os melhores termos para o seu negócio. Cuidado com os riscos que a sua empresa pode tomar.
5. Falta de monitoramento: comprar e não monitorar pode ser a mesma coisa que adquirir e não levar. Falhas no acompanhamento da compra podem levar a produtos ou serviços de baixa qualidade, perda de datas de entrega e outros problemas que podem prejudicar as operações do seu marketplace.
6. Processo de aquisição ineficiente: um processo de aquisição ineficiente pode levar a atrasos na compra, oportunidades perdidas de economia de custos e aumento dos custos administrativos. Especialmente em promoções e/ou compras sazonais.
7. Falta de comunicação: em qualquer etapa do negócio, a falta de comunicação e colaboração entre o departamento de compras e outros departamentos da organização pode levar à falta de compreensão entre as partes internas e também com os próprios fornecedores. Por isso, estabeleça padrões e assegure-se de que todos os envolvidos no processo tenham ciência de cada ação realizada. 

Relação entre gestão de compras e estoque

A gestão de compras está intimamente relacionada ao estoque de produtos, pois é responsável por decidir sobre a quantidade de estoque a ser mantida à disposição. Isso é feito avaliando a variabilidade da demanda e respondendo às tendências dos clientes finais para garantir que sempre haja estoque suficiente para atender aos pedidos.

Além disso, a gestão de compras fica atenta ao estoque para saber antecipadamente sobre escassez e necessidade de novas aquisições. Por meio de uma abordagem moderna e estratégica da área de compras e do gerenciamento de estoque, as empresas estão obtendo benefícios valiosos, como aumento de lucros, vantagem competitiva e aumento do valor da marca, com boa reputação e experiência dos clientes.

Como um marketplace B2B otimiza a gestão de compras?

Mas o que, exatamente, a gestão de compras tem a ver com um marketplace B2B? Na verdade, tudo!

Várias grandes organizações estão criando marketplaces internos para melhorar o gerenciamento das suas empresas: a indústria ou outra organização cria o marketplace para facilitar as compras de insumos/suprimentos dentro das filiais ou setores da empresa. 

Ou seja, a empresa é a dona da plataforma de marketplace, os sellers são os fornecedores e os clientes são as filiais ou setores da indústria. É uma readequação do modelo de negócio de marketplace que reduz custos e facilita o contato com novos fornecedores, de maneira mais ágil, direta e eficaz.

Dica: Quer saber como criar um marketplace B2B para a sua empresa? Acesse este e-book completo e entenda este modelo de negócio!

Conclusão

Uma boa gestão de compras é fundamental para qualquer empresa, independentemente de seu porte. Mas nas grandes, especificamente, isso se torna ainda mais crucial, conforme acompanhamos em notícias sobre o mercado de e-commerces, marketplaces e grandes indústrias. Otimize a sua gestão de compras com uma visão estratégica, o uso das tecnologias adequadas e parceiros que podem ser grandes aliados do seu negócio! 

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