Introdução
Um dos recursos mais valiosos para profissionais e empresas é o tempo. A gestão do tempo costuma ser um grande diferencial para bons resultados pessoais e para o crescimento de empreendimentos de sucesso. Embora pareça óbvio, gerir o tempo nem sempre é simples como parece.
Neste conteúdo iremos tratar mais a fundo sobre a questão da gestão do tempo. A importância de se gerir o tempo de forma lógica e quais técnicas você pode usar para ter um gerenciamento cronológico muito mais assertivo. Temos certeza que este conteúdo pode contribuir muito para você. Por isso, acompanhe conosco!
Assim como qualquer ativo, o tempo também é um recurso escasso. Ou seja, o tempo acaba. Por isso, é preciso fazer a sua gestão, a fim de assegurar que haja tempo necessário para a realização de todas as atividades de um negócio, ou para garantir que o tempo disponível seja utilizado da melhor forma possível.
A boa gestão de tempo se torna ainda mais importante quando tratamos de equipes. Ela se torna mais complexa, mas ainda mais fundamental para assegurar a eficiência dos processos realizados pela empresa. Além disso, a gestão do tempo como um ativo tangível ajuda a empresa a priorizar aspectos mais importantes da operação e reduzir custos.
Por que fazer a gestão de tempo?
É comum que os donos de um negócio tenham dificuldade na gestão do tempo e assumam mais funções do que realmente podem dar conta. Assim, acabam deixando de lado o papel estratégico que deveriam exercer.
Isso ocorre por fatores como a desorganização, a falta de priorização e o medo de perder o controle do negócio. Porém, o bom líder é aquele que trabalha junto com a equipe, mas, principalmente, é quem deve saber realizar o planejamento e o gerenciamento das vendas.
Por isso, é muito importante que o(a) gestor(a) delegue tarefas. Afinal, além de simplesmente resolver questões cotidianas, é necessário pensar os processos, a retenção e a gestão dos clientes.
Nesse sentido, a gestão de tempo é imprescindível para o sucesso de uma empresa. Por meio da organização das tarefas, fica mais fácil visualizar o que precisa ser feito. Ainda, é possível focar esforços em atividades prioritárias, bem como prever e reagir de forma ágil a eventos inesperados.
Além disso, ao contrário do que parece, a gestão de tempo não é algo que fica apenas no âmbito do planejamento. Em um primeiro momento, isso pode exigir um pouco de esforço, mas os resultados são certeiros. Afinal, o processo afeta diretamente a execução das atividades, maximiza as vendas e melhora a produtividade.
Como priorizar e delegar tarefas?
Querer “abraçar o mundo” é um erro comum entre os empreendedores, que acabam por ficar sobrecarregados e não executar as atividades da melhor forma. Para resolver isso, é fundamental priorizar e delegar tarefas.
Uma dica é não perder tanto tempo detalhando como o funcionário deve executar a atividade. O dono do negócio não precisa saber fazer tudo, e sim ter as pessoas certas que consigam realizar as funções de forma adequada. Demonstre que o funcionário é valorizado e o estimule a mostrar as competências que possui. Faça perguntas e dê autonomia.
Ainda, identifique quem é a pessoa certa para cada atividade. Levar em conta as habilidades e a experiência de cada um ao delegar as funções é essencial para aumentar a eficiência. O RH tem ferramentas para analisar os perfis dos funcionários e ajudar nestas decisões.
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Além disso, priorize as atividades estratégicas. Você deve hierarquizar as tarefas a serem feitas pela equipe e assumir para si somente as mais importantes para o seu empreendimento.
Depois de priorizar e delegar, o próximo passo é montar um plano de desenvolvimento. Com a responsabilidade compartilhada com os membros do seu time, o plano ajuda a identificar aspectos que precisam ser aprimorados no serviço prestado.
Por fim, não se esqueça que os erros fazem parte do processo. Você não deve, no primeiro erro cometido por alguém, voltar a concentrar todas as funções para si novamente. É necessário saber capacitar e treinar as outras pessoas para desenvolverem o trabalho.
1. Planejamento
Um dos principais requisitos para se ter uma boa gestão de tempo é o planejamento. É muito difícil fazer uma boa gestão do tempo se suas ações forem tomadas em cima da hora ou de maneira improvisada. Por isso, periodicamente, sua equipe deve reservar um tempo para planejar datas, prazos e tudo o que se relaciona com a gestão de tempo e de tarefas do negócio.
2. Definição de metas
Quando se definem metas claras e tangíveis, torna-se muito mais fácil realizar uma boa gestão de tempo. Isto porque, de acordo com as Metas Smart, metas precisam ser temporais. Ou seja, atreladas a algum período de tempo.
Tendo em mente a qual tempo pretende-se realizar determinada ação, fica muito mais fácil definir as ações e os prazos de cada atividade necessária à conclusão da meta da empresa.
3. Prazos
Não basta definir prazos. É muito importante fazer o possível para cumpri-los. Sem isso, a gestão do tempo pode ficar comprometida. Sempre que um prazo for alterado ou estendido sem preparação prévia, pode ser necessário alterar a lógica de diversas outras atividades subsequentes do negócio. A definição de prazos precisa ser, ao mesmo tempo, tangível e desafiadora.
4. Agendamentos
Tudo o que precisa ser agendado deve ser reservado com a máxima antecedência possível: viagens, reuniões, compras, reservas de hotel, passagens aéreas e diversas outras ações que exigem agendamento. Há uma série de aplicativos que podem te ajudar a se organizar com o tempo e agendar tarefas mais rapidamente, realizando um bloqueio em sua agenda para que ninguém marque compromissos para você em determinado horário.
5. Faça mais escolhas
Uma boa gestão de tempo determina que se façam escolhas. É preciso priorizar algumas ações em detrimento de outras (que também custam tempo). Por isso, para fazer uma boa gestão de tempo é fundamental escolher o que realmente importa para a operação do seu negócio. Estas escolhas são estratégicas. Por isso, vale a pena caprichar nas decisões.
6. Priorize as tarefas
É importantíssimo realizar um trabalho de priorização de tarefas na sua empresa. Mesmo que um dia pareça cheio de atividades, o importante é evitar tempo ocioso. Estabeleça uma hierarquia de tarefas para a sua programação semanal a fim de resolver primeiro o que é mais importante.
Normalmente, são as ações de prazo mais curto ou atividades cujo impacto pode ser mais importante para a empresa. Priorizar as tarefas mais importantes é uma das formas de garantir que nada deixará de ser feito em tempo hábil.
7. Delegue tarefas
Outro aspecto muito importante da gestão de tempo é delegar as tarefas certas para as pessoas que estão aptas a desempenhá-las. Por isso, não sobrecarregue a sua rotina. Delegue tarefas de maneira estratégica para que toda a equipe possa ter uma contribuição assertiva acerca do trabalho da empresa.
8. Fuja da procrastinação
A procrastinação é uma das maiores vilãs que atrapalham a gestão de tempo. Ela cria gargalos não planejados dentro dos períodos reservados para as atividades e rebaixa consideravelmente o grau de produtividade de toda a equipe. Reserve períodos para pausas, mas evite a procrastinação a todo custo.
9. Organize as pausas
Como dissemos, é impossível ser produtivo o tempo todo. As pausas são tão importantes para a eficiência do trabalho quanto às atividades em si. Mas é preciso que as pausas sejam realizadas com responsabilidade. Ou seja: respeite o tempo do seu break e volte à ativa assim que a pausa se encerrar.
10. Evite as multitarefas
Quem quer fazer tudo acaba por não fazer nada – ou, pelo menos, nada bem feito. Evite realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Priorize o que for mais importante e foque naquela atividade. Assim, você realiza a atividade mais rápido e com muito mais qualidade.
Por que usar a tecnologia na gestão de tempo?
A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na gestão de tempo e na delegação de tarefas. É possível utilizá-la para fazer as fichas de cadastro de consumidores, manter uma agenda de clientes, além de dividir e monitorar tarefas dos funcionários.
Por isso, use aplicativos e monte listas, planilhas e gráficos que facilitem a visualização dos processos e a organização do fluxo de trabalho.
Além disso, se o seu negócio é digital, a escolha do modelo de negócios e da plataforma pode ajudar na otimização do tempo. Por exemplo, uma plataforma de marketplace permite centralizar clientes e prestadores de serviço, além de organizar e distribuir funções e permitir interações.
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Ainda, no caso de um marketplace, o uso da tecnologia beneficia a empresa como um todo, os prestadores de serviço e os clientes. Afinal, os próprios vendedores passam a ter mais confiança nas tarefas que desempenham, tornando-se capazes de resolver pequenos problemas.
Isso diminui a carga sobre o(a) dono(a) do negócio e aumenta a qualidade do trabalho feito. Pelo contrário, a falta de um controle da rotina gera insegurança e dificulta o desempenho das funções.
Quais ferramentas auxiliam na gestão de tempo?
Existem diversas ferramentas que podem ajudar você a organizar melhor a sua rotina. Confira:
1. Wunderlist
Um exemplo de ferramenta para melhorar o uso do tempo é o Wunderlist. Com ela, você pode criar listas de tarefas e organizar seus afazeres em pastas de forma simples e rápida. A ferramenta também conta com um sistema de lembrete que avisa quando o prazo de conclusão está se aproximando.
O aplicativo é prático, clean, bastante funcional e simples de usar. É possível acessá-lo pelo computador, tablet ou celular.
2. Remember the Milk
O Remember the Milk é outra ferramenta que se destaca. Gratuito, o aplicativo permite criar listas de tarefas e pode ser sincronizado à sua conta de e-mail e a outras plataformas.
Desse modo, você consegue acessar a lista dos seus afazeres em qualquer lugar. O Remember the Milk está disponível para iOS e Android e é perfeito para gerenciar tarefas individuais na empresa ou até mesmo atividades pessoais.
3. Evernote
O Evernote é uma ferramenta que permite ao usuário fazer notas pessoais. Estas notas podem ser escritas, desenhadas a mão ou realizadas na forma de anexos que o usuário sobe no servidor da plataforma. Uma das vantagens é poder acessar as suas notas pela nuvem em qualquer lugar do mundo.
4. Google Calendar
O Google Calendar funciona muito bem como agenda pessoal e também como organizador de rotinas profissionais. Ele tem funcionalidades muito interessantes, como: ser compartilhável e possível de integrar via API, ser acessível pela nuvem de qualquer dispositivo, ter convites (invites) intercambiáveis com outras plataformas, como o Calendly, entre outras.
5. Trello
O Trello também é uma ferramenta bastante popular para a gestão do tempo. Utilizado tanto a nível individual, para gestão pessoal, como também em empresas para o gerenciamento de tarefas em equipe. Um aspecto bacana do Trello é o seu funcionamento visual, baseado em kanban.
O Trello utiliza fichas móveis (cada ficha é uma ação) que o usuário vai movendo entre as etapas da atividade à medida que as tarefas vão sendo realizadas. Isso pode ser compartilhado entre todos os membros da equipe. É super prático!
6. Be Focused
O Be Focused é um aplicativo utilizado para auxiliar na gestão de tempo individual. Ele acompanha o usuário em sua rotina diária de acordo com um roteiro pré-estabelecido. É como se o dia fosse dividido em diversas partes dedicadas a tarefas diferentes, com pequenos intervalos entre as atividades. Ele é muito utilizado para pessoas que querem focar nos estudos e no trabalho.
7. Asana
A Asana também é outra ferramenta bastante popular para a gestão do tempo em equipes, utilizada principalmente em startups e empresas voltadas ao ramo da tecnologia. Diferentemente do Trello, a Asana tem um visual mais linear, também bastante prático para o uso em equipes.
Métodos e técnicas de gestão do tempo
Estas ferramentas que mencionamos são baseadas em algumas metodologias de gestão de tempo. Metodologias que você também pode aplicar, mesmo que não utilize os apps citados no tópico anterior.
Método Como fazer as coisas (GTD)
O GTD é uma metodologia bastante utilizada para foco e para organizar o processo de execução de tarefas. Ele é baseado em 5 etapas:
- Captura: capturar ideias e registrá-las em um espaço seguro para análise;
- Esclarecimento: analisar as ideias e entender que ações elas exigem;
- Organização: estabelecer as ações, seus prazos e características;
- Reflexão: revisar a organização estabelecida até o momento;
- Engajamento: executar as ações com dedicação e com significado.
Método Pomodoro
O Método Pomodoro é bastante simples, mas pode ser extremamente útil! Ele basicamente consiste em dividir o tempo em períodos de 25 minutos.
Por 25 minutos, você tenta permanecer o máximo focado possível na ação que está realizando. Nos próximos 5 minutos acontece um descanso. E repete. A técnica foi desenvolvida na década de 1980 e defende que esse é o período ideal para se focar com a máxima performance antes de atingir um estado de fadiga, o que exige o descanso.
Método Kanban
O método Kanban foi desenvolvido no Japão em um contexto toyotista, de produção industrial “just in time”, mas foi adaptado para ser usado na gestão de tarefas como um todo.
Consiste no uso de “post-its” contendo as tarefas dispostas em diversos quadros, que quase sempre são: a fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done). O kanban também é muito utilizado na metodologia scrum de produção.
Como organizar melhor o tempo dos colaboradores no trabalho?
Não basta apenas se organizar. Também é preciso definir padrões e auxiliar na gestão de tempo dos colaboradores da empresa. Veja algumas dicas que podem ser bastante úteis para você.
Planeje-se
Mais uma vez, o planejamento faz a diferença para uma boa gestão de tempo. Aqui, tratamos do planejamento coletivo. Neste caso, não será necessário apenas habilidade na gestão do tempo, mas também na liderança de pessoas: compreender de que forma cada colaborador pode ser mais útil à totalidade do trabalho.
Utilize o tempo com inteligência
Aqui a delegação de tarefas precisa ser realizada de maneira estratégica. Sempre priorizando as tarefas mais importantes e dedicando os colaboradores mais aptos para a execução de uma demanda. Se necessário, pode-se também definir mais de uma pessoa para agilizar a conclusão de uma tarefa.
Evite distrações
A liderança de uma equipe deve agir pelo exemplo. Por isso, também evite distrações. Esteja disponível para auxiliar o time em tudo o que for necessário pelo tempo que for. Mostre disponibilidade e gerencie o tempo da equipe com um acompanhamento próximo, a fim de evitar atrasos ou imprevistos.
Faça Pausas
Pausas são extremamente importantes para assegurar a produtividade da equipe, evitar sobrecarga e até mesmo manter a saúde mental do time. Por isso, no gerenciamento de tempo dos colaboradores, lembre-se de manter breves períodos de pausa para que todos possam recuperar o foco.
Aplicativos que ajudam a organizar tarefas
Mostramos aqui diversos aplicativos que podem ser utilizados de forma coletiva pela equipe. Em especial Trello, Asana e Google Calendar podem ser importantes aliados da gestão de tempo do seu time. Veja qual melhor atende às características da sua empresa.
Conclusão
A boa operação de um marketplace exige uma gestão de tempo assertiva. Isso reduz consideravelmente os custos operacionais e também pode otimizar os resultados do negócio como um todo. A gestão de tempo também pode aprimorar o relacionamento do marketplace com clientes e vendedores, tornando a empresa mais rentável e lucrativa.
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