Kanban: o que é e como aplicar na sua empresa

Ao longo do tempo, diversas filosofias de trabalho foram desenvolvidas para tornar as atividades mais eficientes, reduzir custos e melhorar os resultados das diversas atividades econômicas. A metodologia kanban é uma delas e ela se tornou muito popular em milhares de empresas, especialmente nos últimos tempos.

Neste texto, vamos falar sobre o kanban, o que é, como funciona e de que maneira a sua empresa pode utilizá-lo para melhorar o seu desempenho como um todo. Se você quer saber mais sobre o kanban, acompanhe com a gente.

Sumário

1- O que é o kanban?
2- Como funciona o kanban na prática?
3- Como surgiu o kanban?
4- Relação entre o kanban e a metodologia scrum
5- Tipos de kanban
6- Vantagens de usar o método kanban
7- Passos para aplicar o kanban na sua empresa
8- Exemplos de uso do kanban
9- Ferramentas para kanban
10-Conclusão

O que é o kanban?

O kanban é um sistema de gestão de trabalho. Ele se vale principalmente de inputs visuais utilizando um quadro e “post-its” para realizar o gerenciamento de diversas atividades dentro de uma demanda maior.

Ele foi desenvolvido pela Toyota, mas é utilizado no Brasil há muito tempo por milhares de empresas. Veja como a simplicidade, nesse caso, é um grande trunfo para este método de trabalho:

Kanban

Um quadro de atividades, no qual post-its são movimentados de um estágio a outro conforme as tarefas vão sendo cumpridas. Sim, o kanban é um método bastante simples. Mas é justamente a sua simplicidade e a sua facilidade de aplicação que fazem dessa metodologia algo tão popular: ela é simples, barata e de rápida implementação. 

Sistema kanban

O sistema kanban acabou sendo replicado em uma série de soluções digitais e online de trabalho, adicionando funcionalidades de atuação colaborativa. Alguns exemplos bastante conhecidos são Trello, Asana, Jira e Microsoft Planner. Todos eles são baseados em post-its “digitais” que são movimentados em diferentes estágios. 

Método kanban

O método kanban é bastante simples e ele pode ser aplicado de algumas maneiras. A regra geral é: um quadro com diversas etapas da realização de uma ação ou um projeto. Conforme determinadas ações vão sendo realizadas nesta demanda, o adesivo é avançado para as próximas etapas. 

Na verdade, o método kanban é praticamente uma adaptação do método de linha de produção a atividades administrativas e que não envolvem diretamente a produção de um bem ou mercadoria. É a industrialização das atividades profissionais como um todo, uma das marcas mais fortes do toyotismo japonês. 

Como funciona o kanban na prática?

Na prática, o kanban funciona de formas muito simples. Vamos pegar um exemplo bastante simples de quadro kanban básico:

O kanban básico é formado por três principais etapas:

• To do: a fazer;
• Doing: fazendo;
• Done: feito.

Agora, imagine uma atividade administrativa qualquer, como gerar um relatório administrativo do último período fiscal.

Quando a demanda é definida para um(a) colaborador(a), ela entra no quadro “to do”. O(a) colaborador(a) possui outras tarefas. Enquanto as outras atividades são realizadas, o relatório permanece no “to do”.

Uma vez que a atividade começa a ser executada, ela é movida para o “doing”. O(a) colaborador(a) realiza a atividade até que ela é concluída, quando é alocada em “done”. No entanto, os dois momentos anteriores são cronometrados e medidos em eficiência, a fim de entender se a ação desse profissional foi eficaz e realizou a ação em tempo hábil.

Agora, imagine isso ao nível de uma empresa inteira. Isto é o kanban. Além disso, é comum que os quadros sejam compartilhados entre a equipe. Assim, os colaboradores podem se ajudar e o líder pode ter uma noção mais clara sobre o trabalho de cada funcionário. 

Como surgiu o kanban?

O kanban surgiu em um contexto industrial. Foi desenvolvido pela Toyota, no Japão. É a empresa responsável por aperfeiçoar a metodologia de produção industrial por linha de produção, bem como a produção “just in time”, em que os bens são fabricados conforme a demanda de consumo. 

Em uma linha de produção, em especial na de um carro (o bem mais fabricado pela Toyota), o bem vai passando por diversos estágios em que vão sendo adicionadas peças, parafusos, fiscalizações, análises e diversas ações que precisam ser registradas. A cada ação realizada, os colaboradores registram na ficha do veículo e o bem, no final, é entregue completo.

Isso é aplicado no kanban a uma lógica gerencial ou operacional para diversos tipos de negócio. 

Relação entre o kanban e a metodologia scrum

O kanban pode ser considerado um dos “pais” das metodologias ágeis. O scum, uma das metodologias ágeis mais utilizadas hoje em dia, utiliza muito da técnica e da lógica de operação do kanban. A diferença é que o scrum pegou as etapas do kanban e as aplicou a diferentes agentes e momentos de trabalho.

Por exemplo, quando acontecem as reuniões diárias (daily) e semanais (weekly) do scrum, cada colaborador precisa relatar as ações que estão desempenhando nas categorias “a fazer”, “fazendo” e “feitas”, com a diferença que eles também relatam o que impede de fazer tarefas que não podem ser cumpridas.

Além disso, o scrum atribui “donos” às tarefas, ao passo em que o cliente também é representado ao longo do desenvolvimento do projeto pela figura do “product owner”, um(a) profissional responsável por testar e criticar o produto desenvolvido. Isso é um avanço que aumenta o grau de assertividade da metodologia kanban. 

Tipos de kanban

Diante da complexificação das linhas de trabalho, a aplicação do kanban gerou dois principais tipos: o de movimentação e o de produção.

O de movimentação está mais relacionado à linha de produção tradicional. Um produto ou software é movimentado a partir das diferentes áreas da empresa, que aguardam a notificação ou o momento certo de entrar em ação e desempenhar as tarefas realizadas nessa linha. Pense no carro sendo passado de setor a setor até ser concluído.

O kanban de produção, por sua vez, é mais complexo e pode definir que os mesmos colaboradores realizem ações sobre o produto várias vezes. É muito comum na produção de softwares, portanto. Ou seja, os mesmos profissionais passam pela mesma solução várias vezes realizando diferentes atividades a fim de concluir o desenvolvimento daquele produto. 

Vantagens de usar o método kanban

O kanban possui diversas vantagens de ser utilizado. Algumas das mais perceptíveis são:

• Redução de custos: o kanban é lógico e fácil de se aplicar. Logo, se bem executado, a tendência é que os bens, produtos e serviços desenvolvidos a partir do kanban tenham o seu custo reduzido.
• Agilidade na produção: há uma definição muito clara do que deve ser realizado em cada ação e, com isso, as mercadorias ou serviços são realizados mais rapidamente. Cada colaborador(a) realiza a sua ação pontualmente na solução.
• Menos erros humanos: com a especialização de ações de diferentes times, as equipes realizam ações as quais estão realmente aptas a fazer. Com isso, os erros humanos podem ser consideravelmente reduzidos.
• Rastreabilidade: diante de qualquer problema, torna-se mais fácil entender onde os erros aconteceram e quais ações devem ser tomadas para que aquele problema não se repita.

Passos para aplicar o kanban na sua empresa

Existem alguns passos que podem ser aplicados para que a sua empresa utilize ferramentas kanban com eficácia. Veja um dos caminhos possíveis:

• Entender as etapas: se o seu produto ou serviço demanda diversas etapas para ser efetuado, é preciso entender quais etapas são essas, delimitando um escopo específico para cada uma delas.
• Atribuir responsáveis às etapas: se diversas etapas são necessárias, habilidades diferentes também podem ser requeridas. Atribua responsáveis às suas etapas de forma que os times mais aptos realizem as atividades mais assertivas.
• Divida em diferentes quadros: a trilogia to do; doing e done é uma das mais comuns, mas ela não é a única. Ao definir o seu kanban, crie um quadro com quantas etapas forem necessárias à criação do seu produto ou à execução do seu serviço.
• Fiscalize os indicadores: um dos grandes ativos do kanban é que cada realização de etapa gera números e indicadores de eficiência. Acompanhe esses indicadores para ter um retrato mais fidedigno das forças e fraquezas da sua operação.
• Altere tudo o que for necessário: a existência desses indicadores permite à sua empresa tomar as decisões corretas ao notar que determinadas etapas não estão tendo a performance esperada. Realize as alterações necessárias que garantem a eficiência da sua linha de operação.

Exemplos de uso do kanban

Veja alguns exemplos de quadros kanban que são muito utilizados tanto de forma manual, como em softwares especializados na realização desse tipo de material:

• Gestão de projetos: quadros com etapas que compreendem desde a concepção de uma ideia, o MVP, a testagem e a versão final.
• Funis de venda: muitos funis de venda seguem uma lógica parecida com o kanban: o(a) cliente vai avançando na jornada de decisão até que feche negócio, em que cada etapa possui diferentes atribuições.
• Fluxos fiscais: um quadro kanban que acompanha ações fiscais desde a geração de uma NF até o pagamento do respectivo tributo ao fisco.
• Fluxos de marketing: quadros kanban que compreendem uma jornada de decisão no marketing digital, desde que o lead é impactado em campanhas ativas até a sua conversão final na venda, também considerando taxas de churn e realocação de leads não qualificados.

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Ferramentas para kanban

Nós já mencionamos algumas ferramentas em itens anteriores. Agora, vamos falar mais sobre elas:

• Jira: ele se tornou uma ferramenta muito utilizada entre desenvolvedores e profissionais de TI. Apesar de se basear no kanban, ela integrou diversas funcionalidades típicas a programadores e engenheiros de software, ganhando a simpatia desses profissionais.
• Asana: tem funcionalidades similares ao Jira, mas ela é menos voltada ao TI, sendo muito utilizada em uma infinidade de outros modelos de negócio que demandam equipes integradas e atividades de escritório.
• Trello: foi uma das primeiras ferramentas desse tipo a se popularizar entre os usuários, em especial pela amplitude de suas aplicações de uso gratuito. Hoje, o Trello é integrado às ferramentas do Microsoft Teams e pode ser utilizado pelas empresas que contratam essa suíte de soluções.
• Microsoft Planner: foi uma das tentativas da Microsoft de aplicar o conceito do kanban às suas soluções. Ele é muito utilizado de forma individualizada ou em pequenas equipes, sendo que as outras soluções mencionadas aqui acabam sendo mais populares para uso empresarial. 

Conclusão

O kanban é antigo, mas foi aperfeiçoado, e até hoje é utilizado diariamente por empresas e profissionais liberais que buscam otimizar constantemente seus resultados. Você também pode utilizar o kanban com algumas das ferramentas que mencionamos aqui ou até mesmo criando o seu próprio quadro de etapas. O importante é que o seu fluxo de trabalho converse diretamente com a operação que você realiza diariamente. 

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