As operações de uma empresa, tal qual as ações estratégicas e o uso de seu dinheiro, precisam de planejamento. É necessário calcular custos e estimar resultados da operação cotidiana do negócio, projetar riscos e planejar investimentos em melhorias operacionais. Afinal, esta é a atividade-fim do negócio.
Neste texto iremos falar sobre planejamento operacional. O que é, qual é a sua importância, como você pode implementar em sua empresa e algumas dicas de boas práticas para que o seu negócio tenha resultados ainda melhores. Recomendamos que você acompanhe nosso conteúdo até o fim!
O que é planejamento operacional?
O dia a dia de uma empresa demanda a realização de diversos tipos de planejamento para que possa acontecer de maneira ordenada, eficiente e com os resultados esperados. Quando falamos de planejamento operacional, estamos falando de planos que efetivamente interfiram e definam a atividade fim de um negócio. Quando falamos de marketplaces, esta atividade-fim é a venda de produtos e serviços.
O planejamento operacional é bastante pragmático. Ele leva em conta o orçamento disponível, os recursos humanos, os recursos mecânicos, o tempo e o uso de ativos em prol da realização de uma ou mais demandas, sem se preocupar com metas a longo prazo ou estratégias de negócio e mercado.
Importância do planejamento operacional
Muitas empresas têm um preciso planejamento estratégico e financeiro, mas na hora de colocar as ações em prática, falta o planejamento para entender como cada tarefa será realizada, seus custos, prazos, responsáveis e indicadores de sucesso. O planejamento operacional permite aos marketplaces ter um controle muito mais preciso sobre cada ação realizada no negócio.
Além do maior grau de gerenciamento e controle sobre as operações do marketplace, o planejamento operacional também é importante porque reduz custos e melhora os indicadores de desempenho do marketplace, tanto em faturamento, custos operacionais, agilidade na atuação e satisfação de clientes.
O planejamento operacional também é importante para a governança da empresa, pois ele atribuirá um uso real para cada centavo do orçamento destinado a fins operacionais do negócio, permitindo uma divisão de recursos mais eficiente entre os diferentes segmentos do empreendimento.
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Planejamento operacional no e-commerce e marketplace
O planejamento operacional é um conceito muito utilizado no universo da indústria, em produções fabris, mas ele também pode ser aplicado completamente ao e-commerce e ao marketplace. Basicamente, estamos pensando no planejamento da atividade fim da plataforma, ou seja, vender.
Em e-commerces e marketplaces, isso vai contemplar, por exemplo, o planejamento de ações como:
- Compra de estoques e insumos;
- Delegação de tarefas para internos e terceiros;
- Definição de orçamento operacional;
- Planejamento de coleta, despacho e entrega;
- Definição de ações pós-venda;
- Elaboração de fluxos de processos de venda;
- Gerenciamento de prazos e riscos;
- Entre outros.
Tipos de planejamento
Como dissemos, o planejamento operacional é apenas um de vários tipos de planos possíveis para colocar um negócio em prática. Quase sempre, estamos falando de uma tríade: estratégico, tático e operacional. Veja suas principais características:
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é o mais amplo e abrangente dos três. É como se ele determinasse os demais tipos de planejamento ao servir como o guia para o futuro e, ao mesmo tempo, uma ponte para a relação do negócio com o mercado, com concorrentes e com outros segmentos.
O planejamento estratégico define metas e objetivos para curto, médio e longo prazo da empresa. Também fica responsável por definir quais serão os próximos passos que o empreendimento dará no mundo dos negócios: quais investimentos fazer, que tipos de profissionais contratar, como se capitalizar, etc.
Planejamento tático
O planejamento tático é aquele que pega as demandas do planejamento estratégico e as transforma em planos de ação. Se o planejamento estratégico define como objetivo: “crescer as vendas em 50% em um ano”, o planejamento tático irá alocar os recursos em marketing, captação de clientes e de vendedores, gastar com plataforma e definir funções para os gestores.
Planejamento operacional
O planejamento operacional, por sua vez, coloca os planos de ação táticos em prática, em um nível “chão de fábrica”. As atribuições dos gestores são repassadas a analistas e terceiros que realizam as ações definidas taticamente, bem como a definição de operadores para plataformas e agentes que intermediam parcerias com terceiros e outros parceiros logísticos.
Em resumo, em uma analogia anatômica:
- Estratégico: cabeça do negócio;
- Tático: coração do negócio;
- Operacional: braços e pernas do negócio.
Existem dois tipos de planejamento operacional que podem ser colocados em prática na sua empresa: o single-use (uso único) e o ongoing (uso contínuo).
Planejamento operacional single-use
Como o nome em inglês sugere, este é o planejamento operacional para uma ação específica. Por exemplo: uma promoção para uma data específica. Ela também exige planejamento e, muitas vezes, as operações durante este período serão distintas da operação convencional da empresa em dias comuns.
Planejamento operacional ongoing
O planejamento operacional ongoing é um planejamento recorrente. Ele é renovado de maneira periódica na empresa e a sua elaboração acontece enquanto outros planejamentos ainda estão em execução. Muitas vezes, ele mantém muito do que havia sido definido em planejamentos anteriores, contendo apenas incrementos e pequenos ajustes.
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Passo a passo para fazer seu planejamento operacional
Veja agora um passo a passo para elaborar o seu planejamento operacional corretamente e ter os melhores resultados no seu cotidiano de trabalho:
Delimite o escopo
O primeiro passo é delimitar o escopo do seu planejamento. Quase sempre, esta definição de escopo é realizada junto com os demais planejamentos (tático e estratégico), que irão definir quais ações, recursos e prazos serão geridos pelo presente planejamento em elaboração.
Defina as atividades
Feito isso, é preciso definir quais são as atividades a serem realizadas operacionalmente pelo negócio e entender qual o seu grau de prioridade. Em um e-commerce, por exemplo, são realizadas apenas atividades de venda. Já os marketplaces, além das vendas, também mediam relações com sellers e realizam uma série de outras ações.
Tenha processos
Um bom planejamento operacional tem que ter fluxos de trabalho. Processos. As ações precisam ser desempenhadas em uma ordem lógica, que faça sentido e que amplifique o grau de eficiência das tarefas, reduzindo custos e utilizando ao máximo possível todos os recursos possíveis da empresa.
Defina os recursos
Falando em recursos, também é preciso compreender quais são os recursos disponíveis. Via de regra, os recursos mais utilizados em um marketplace são o tempo, o dinheiro, a equipe própria, os sellers independentes e os equipamentos eletrônicos. Muitos marketplaces não possuem estoque próprio, logo, este não é um recurso palpável para este planejamento. No entanto, é preciso tomar como recursos o estoque dos vendedores ou os insumos de seus serviços.
Recursos humanos
Muitos empreendedores dizem que os recursos humanos são os principais ativos de uma empresa. De fato, sem uma boa equipe de colaboradores, é impossível chegar longe. Por isso, gerencie os fluxos de trabalho e o organograma da sua equipe para que todos possam render o máximo possível.
Recursos financeiros
O planejamento operacional não define quanto de orçamento será disponibilizado para as operações, mas ele tem a obrigação de utilizar o dinheiro disponível da melhor forma possível. Por isso, o planejamento operacional tem que fazer “mágica” com o orçamento a fim de obter melhores resultados.
Recursos de tempo
Tempo é um recurso fundamental. Defina prazos bem específicos para cada tarefa – não só do seu time, mas também para os vendedores independentes. Afinal, a satisfação dos clientes também depende da eficiência de cada um dos sellers.
Monte o orçamento
Monte o seu orçamento estabelecendo o preço de cada recurso utilizado, custos fixos, despesas variáveis, uma reserva para emergências e as projeções de resultados para o período em exercício.
Faça um cronograma
O cronograma é o espírito de qualquer planejamento. Defina datas precisas para cada ação evitando dar tolerâncias. Atrasos precisam ser combatidos ao máximo possível, especialmente quando se trata de ações operacionais, ou seja, que irão interferir diretamente na relação da empresa com os clientes e vendedores.
Gerencie os riscos
Contudo, todo planejamento também tem riscos. Coisas inesperadas acontecem. Por isso, para gerenciar os riscos, uma boa possibilidade é estabelecer quais imprevistos são mais prováveis em cada ação e qual será o impacto de um incidente como este sobre as operações. Assim, a empresa já tem planos de ação e contingência para a eventualidade de uma crise surgir.
Acompanhe a execução
Acompanhe a execução cotidianamente, preferencialmente utilizando dados reais, atualizados e precisos, gerados por sua plataforma de vendas e também pelos seus softwares de gestão. Assim, é possível fazer ajustes em caso de necessidade.
Conclusão
Todo planejamento é muito bem-vindo. Na área operacional não é diferente. Neste conteúdo esmiuçamos o planejamento operacional para que você possa entender como ele se relaciona com os outros tipos de planejamento e de que forma você pode elaborar um planejamento operacional com bons resultados.
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