Empresas não podem realizar suas atividades na base do “um dia de cada vez”, sem pensar no dia de amanhã e no depois de amanhã. Uma atuação estratégica, pautada pelo crescimento, exige um plano de ação efetivo e bem definido: ações, prazos, responsáveis por atividades, entre outros.
Neste texto, vamos falar sobre plano de ação: o que é, qual a sua importância, além de dicas muito úteis para você montar o plano de ação do seu e-commerce ou marketplace. Veja conosco!
Sumário
1- O que é plano de ação?
2- A importância de definir um plano de ação
3- Metodologias de plano de ação
4- Como montar um plano de ação
5- Dicas para fazer um bom plano de ação
6- Conclusão
O que é plano de ação?
Um plano de ação é um planejamento detalhado que descreve as etapas necessárias para atingir um objetivo específico. Ele divide a meta em tarefas menores e mais gerenciáveis, além de fornecer um cronograma para a conclusão de cada tarefa.
Um plano de ação ajuda você a se concentrar nas etapas necessárias para atingir seus objetivos e se manter organizado, no caminho certo. Também pode ser útil para identificar possíveis obstáculos ou desafios que o negócio possa encontrar e planejar como superá-los.
A importância de definir um plano de ação
Um plano de ação é importante para as empresas porque ele as ajuda a atingir seus objetivos de forma estruturada e organizada. Ele fornece um roteiro para o seu negócio e ajuda a garantir que todas as etapas necessárias sejam tomadas para alcançar o sucesso.
Um plano de ação pode ajudar o seu negócio de várias maneiras:
- Ajuda a esclarecer as metas e os objetivos do negócio e fornece uma maneira de medir o progresso em direção a essas metas.
- Divide a meta em tarefas menores e mais gerenciáveis, o que facilita a delegação de trabalho e o acompanhamento do progresso.
- Auxilia a identificar possíveis obstáculos ou desafios que a empresa possa enfrentar e fornece um plano de como superá-los.
- Mantém toda a equipe na mesma página e garante que todos estejam trabalhando para o mesmo objetivo.
Metodologias de plano de ação
Algumas metodologias bem definidas de gerenciamento podem ser utilizadas para construir o plano de ação do seu negócio. Veja:
1. 5W2H
5W2H é um método usado para dividir uma meta ou objetivo em tarefas específicas e tangíveis. Ele significa:
- What (O que): O que precisa ser feito?
- Why (Por que): Por que é necessário?
- Who (Quem): Quem será responsável por concluir a tarefa?
- When (Quando): Quando a tarefa será concluída?
- Where (Onde): Onde a tarefa será concluída?
- How (Como): Como a tarefa será concluída?
- How much (Quanto): Quanto custará para concluir a tarefa?
O uso do método 5W2H ajuda a garantir que todas as informações necessárias sejam consideradas e que a meta seja claramente definida para toda a equipe.
2. Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta usada para identificar as causas raiz de um problema. Ele é usado para organizar e analisar visualmente as possíveis causas de um problema e recebeu o nome de seu criador, Kaoru Ishikawa.
O diagrama de Ishikawa consiste em uma “espinha” central com ramificações que representam as várias causas potenciais do problema. Os ramos podem ser agrupados em categorias, como pessoas, equipamentos, materiais, ambiente e métodos.
Ao identificar e analisar as possíveis causas de um problema, o Diagrama de Ishikawa ajuda a identificar a causa raiz e definir possíveis soluções. É frequentemente usado em esforços de gerenciamento de qualidade e melhoria de processos nas empresas.
3. Ciclo PDCA
O PDCA é um ciclo de melhoria contínua que significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). É uma abordagem sistemática para melhorar processos e resolver problemas. O ciclo PDCA consiste nas quatro etapas a seguir:
- Planejar: identificar o problema ou oportunidade e desenvolver um plano para resolvê-lo.
- Fazer: implementar o plano e coletar dados.
- Verificar: analisar os dados e determinar se o plano foi eficaz na resolução do problema ou na abordagem da oportunidade.
- Agir: se o plano foi eficaz, continue a usá-lo e monitorá-lo para melhoria contínua. Se o plano não foi eficaz, revise-o e retorne à etapa “fazer” para tentar novamente.
O ciclo PDCA é um processo recorrente, ou seja, é repetido várias vezes para melhorar continuamente os processos e resolver problemas. É frequentemente usado em esforços de gerenciamento de qualidade e melhoria de processos, podendo ser aplicado em vários contextos, incluindo negócios, manufatura, comércio, entre outros.
Como montar um plano de ação
Vai montar um plano de ação para o seu negócio? Os passos a seguir são muito importantes para que o seu plano seja consistente e eficaz.
1. Estruture o seu objetivo
É preciso saber o que se deseja, onde a empresa quer chegar. O objetivo precisa ser definido de forma ampla e completa, com o máximo de detalhes possíveis. Ele precisa considerar os contextos da atualidade e cenários possíveis do futuro. As metas Smart, do item a seguir, ajudarão a delinear bem o seu objetivo.
2. Crie metas SMART
As metas SMART são metas específicas (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (T) e com temporais (T). A sigla “SMART” significa:
- Específico: o objetivo deve ser claro e bem definido, com ações e resultados específicos.
- Mensurável: a meta deve ser quantificável, com uma forma de medir o progresso e determinar se a meta foi alcançada.
- Atingível: a meta deve ser realista e atingível, dados os recursos e o tempo disponíveis.
- Relevante: a meta deve ser significativa e alinhada com seus objetivos gerais.
- Temporal: a meta deve ter um cronograma específico para conclusão.
O uso da estrutura de metas SMART pode ajudá-lo a definir metas com maior probabilidade de serem alcançadas, pois ajuda a garantir que suas metas sejam claras, mensuráveis e atingíveis.
3. Liste as tarefas e delegue
Com as metas definidas, é o momento de listar com precisão todas as tarefas que precisam ser cumpridas para que as metas e objetivos possam ser atingidos.
Tarefas devidamente listadas? Quem vai realizá-las? Delegar as tarefas pensando nas potencialidades e limitações de cada membro da equipe é fundamental para que as atividades listadas possam ser cumpridas a contento.
4. Faça um levantamento dos recursos
Recurso é tudo o que a sua empresa utilizará para operar suas ações e tentar atingir seus objetivos. Isso inclui pessoas, maquinários, serviços terceirizados, dinheiro, bens móveis e imóveis, entre outros.
É preciso fazer um levantamento, como um inventário dos recursos disponíveis para o seu negócio e entender como eles podem ser utilizados de maneira estratégica, econômica e eficiente.
5. Estipule prazos iniciais de entrega
Ações bem definidas sem prazos de entrega representam desperdício de recursos e de oportunidades. É preciso estipular prazos realistas, porém desafiadores para as atividades. É preciso também que a equipe se empenhe e se dedique ao máximo para que os prazos sejam sempre cumpridos.
No caso de um atraso inevitável, a empresa também precisa ter um plano de contingência para que atividades possam ser priorizadas e os prejuízos do atraso sejam minimizados.
6. Monte uma apresentação
Uma apresentação pode ser bem útil para convencer sua equipe, investidores ou outros stakeholders que precisem conhecer o seu plano de ação. Use uma estrutura clara e lógica, com introdução, corpo e conclusão.
Use recursos visuais: slides, imagens e outros recursos visuais para ajudar a ilustrar seus pontos e manter seu público envolvido. Envolva seu público contando histórias, faça perguntas, use o humor para envolver seu público e manter sua atenção. Também esteja preparado para perguntas.
No geral, a chave para uma boa apresentação é ser clara, concisa e envolvente e adaptada às necessidades e interesses de seu público.
7. Marque uma reunião de alinhamento
Apresentação pronta? Hora de marcar o encontro com a sua equipe para alinhar o plano de ação. Prefira fazer isso pessoalmente. Mas, se for impossível, faça uma call em um momento em que todos os profissionais possam se dedicar inteiramente a esse momento, sem distrações.
Garanta que todas as pessoas chave estejam presentes e tenha cuidado com as agendas.
8. Construa um cronograma
Cada ação precisa ter um momento definido. Algumas ações dependem do cumprimento de outras, por isso, um atraso pode prejudicar todo o cronograma. Leve isso em conta na hora de montar o planejamento cronológico do seu plano de ação.
9. Monitore as entregas
Acompanhe sempre os resultados. Utilize todas as ferramentas e recursos possíveis para monitorar dados e entender os indicadores de performance da empresa e da equipe, de maneira detalhada. Softwares de gestão como ERPs, CRMs e outros podem ser muito úteis nesta parte.
10. Faça ajustes no plano
Se algo precisar de ajuste no plano de ação, não hesite em mudar. Faça as mudanças no tempo estratégico e continue monitorando os resultados para entender se as alterações surtiram o efeito desejado.
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Dicas para fazer um bom plano de ação
Além dos passos que mencionamos no tópico anterior, você também pode seguir estas dicas adicionais para fazer um plano de ação implacável. Veja:
1. Ordene as ações por prioridade
Priorizar ações de acordo com a sua importância é fundamental. Baseie-se em seus resultados-chave (OKRs) para definir as prioridades. Se os OKRs estão mais focados em vendas, por exemplo, é natural que ações relacionadas à área comercial sejam priorizadas. Isso não significa, no entanto, esquecer as demais demandas. Mantenha o equilíbrio.
2. Dê espaço para os colaboradores
Um bom plano de ação é construído de maneira colaborativa. Impor um plano de ação de maneira vertical pode fazer com que a equipe não se sinta engajada com o plano e suas ações.Isso não significa decidir tudo na base da “mesa redonda”. O espaço pode acontecer com as devidas limitações, dada a estrutura organizacional da empresa.
3. Construa um plano B
Ou C, D, E e quantos forem necessários. Nem sempre as coisas saem do jeito que se espera. Ter planos e cenários adicionais para colocar em prática no caso de fracassos é fundamental.
4. Documente tudo
Tudo o que for feito na empresa precisa ser documentado, mesmo ações que porventura não sejam colocadas em prática. Ter todos os dados disponíveis é uma ótima ação que previne erros e ajuda na previsibilidade das ações da empresa e seus resultados.
5. Torne uma tarefa macro em micro
Uma tarefa muito ampla e genérica pode se tornar dúbia e impossível de cumprir. Desmembre tarefas grandes (macro) em ações tangíveis bem delineadas (micro). Isso também auxiliará na delegação de atividades para a equipe.
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Conclusão
Um plano de ação é algo indispensável para toda empresa que deseja ter crescimento sustentável e positivo. Mas um bom plano de ação precisa ser feito de maneira estratégica, com técnica e conhecimento prévio. Por isso, temos certeza que todas estas informações serão úteis em seu próximo planejamento. Conte sempre com o Ideia no Ar!
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