Os processos de uma empresa, a medida que ela cresce e ganha volume, precisam ser padronizados e bem estruturados. Os workflows ajudam esses processos a ganharem um “passo a passo” bem definido, que otimiza o trabalho da equipe, reduz erros e facilita o monitoramento de resultados.
Neste conteúdo, vamos falar sobre workflows ou fluxos de trabalho. O que são, para que servem, de que forma eles funcionam, como representá-los graficamente e alguns exemplos. Acompanhe com a gente!
Sumário
1-O que é workflow?
2- Qual a diferença entre workflow e processos?
3- Como funciona um workflow?
4- Quais são os benefícios do Workflow?
5- Existem metodologias que auxiliam o workflow?
6- Exemplos de workflow
7- Como fazer um workflow no seu marketplace?
8- Conclusão
O que é workflow?
Um workflow é uma série de tarefas ou atividades necessárias para concluir um processo específico. Os workflows podem ser usados para definir as etapas envolvidas em um processo de negócios, para documentar um procedimento padrão ou para descrever as etapas necessárias para se concluir um projeto.
Os workflows podem ser simples ou complexos, dependendo das necessidades da corporação ou do processo que está sendo descrito. Descreveremos os tipos em tópicos seguintes.
Os workflows costumam ser representados visualmente por meio de fluxogramas ou diagramas, que podem ajudar a comunicar claramente as etapas envolvidas em um processo e identificar possíveis gargalos ou problemas. Os sistemas de gerenciamento de workflows também podem ser usados para automatizar e acompanhar o andamento, garantindo que as tarefas sejam concluídas com eficiência e da maneira correta.
Qual a diferença entre workflow e processos?
Workflows e processos se relacionam diretamente, mas eles não são a mesma coisa. Considere o processo como uma ação relevante dentro de uma empresa. Exemplos: processo de pagamento, processo de fabricação, processo de armazenamento e transporte e processo de declaração de impostos.
O workflow será o fluxo de trabalho com todas as etapas necessárias para que esse processo possa ser cumprido. Basta pensar num processo judicial: ele compõe um fluxo de etapas que vão desde a instrução/denúncia até a sentença, passando por uma série de ações e atividades.
Como funciona um workflow?
Em geral, os workflows envolvem a entrada, o processamento e a saída. A entrada é o ponto de partida para o fluxo de trabalho e pode ser uma solicitação, uma instrução ou algum outro tipo de informação.
A etapa de processamento envolve todas as tarefas ou atividades que precisam ser executadas para se concluir o processo. Já a saída é o resultado do fluxo de trabalho, que pode ser um relatório, um produto ou algum outro resultado. Veja quais são os tipos de workflow mais comuns:
Ad Hoc
Um workflow ad hoc é um tipo muito utilizado em processos nos quais uma pessoa realiza uma ação isoladamente e não em grupo. É um forma de workflow que permite adaptações, mudanças de regras e de caminhos ao longo do processo.
Produtivo
O workflow produtivo ou de produção é o contrário. Ele é rígido, com uma perspectiva mais “fordista”, da linha de produção mesmo. Se houver a necessidade de alterar algo, provavelmente todo o workflow será refeito.
Administrativo
O administrativo está no meio termo entre o Ad hoc e o produtivo. Ele não é totalmente flexível, mas também permite algumas alterações pontuais, sem ter que refazer o fluxo de trabalho inteiramente.
Colaborativo
Um workflow colaborativo compreende tarefas realizadas por várias pessoas, mas com um único fim. Logo, uma única tarefa dentro do workflow pode ter vários responsáveis e, cada um desse, com uma atribuição diferente.
Transacional
Um workflow transacional, resumidamente, é um tipo de fluxo realizado por máquinas e humanos. A máquina executa ou delega as tarefas, mas sempre que é necessária uma tomada de decisão, ela depende da ação humana para definir o rumo do fluxo.
Quais são os benefícios do Workflow?
A criação de workflows para acompanhar os processos da sua empresa podem trazer diversos benefícios muito desejáveis. Veja só:
Centralização dos projetos
Um grande problema dentro de empresas de médio e grande porte é a burocracia desnecessária. O workflow, ao centralizar processos, otimiza ações e elimina etapas desnecessárias, o que pode economizar tempo e reduzir o risco de erros.
Melhoria na comunicação interna
Os workflows ajudam na colaboração e na comunicação interna, fornecendo uma compreensão clara de quem é responsável por cada tarefa e quando as tarefas precisam ser concluídas. Na dúvida, basta recorrer ao fluxo.
Diminuição de erros
Os workflows ajudam a assegurar que as tarefas sejam concluídas de maneira consistente, o que ajuda a melhorar a qualidade do trabalho e reduzir o risco de erros humanos ou técnicos.
Identificação de gargalos
Os workflows trazem visibilidade sobre o andamento do processo, de forma que as partes envolvidas acompanhem o status das tarefas, identifiquem possíveis gargalos e tenham tempo hábil para resolvê-los.
Acesso a dados estratégicos
Os workflows também criam dados que alimentam métricas e insights estratégicos. Além disso, os workflows fornecem um registro claro das etapas envolvidas em um processo, o que pode ser útil para treinar novos funcionários ou documentação para referência futura.
Existem metodologias que auxiliam o workflow?
Algumas metodologias podem servir como norte para auxiliar no delineamento e na criação de bons workflows para o seu negócio.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta criada para a gestão de projetos de design, mas que também pode ser aplicada em um workflow com grande eficiência. Ela é composta por oito passos:
- Identificação do problema;
- Análise do fenômeno;
- Análise do processo;
- Plano de ação;
- Execução;
- Verificação;
- Ação;
- Padronização.
Diagrama de Ishikawa
O diagrama de ishikawa tem o formato de uma espinha de peixe. Sua função é resolver um problema de forma pragmática e eficiente. A espinha dorsal do peixe seria o caminho de solução do problema. Já os espinhos, a família da causa, pode ser dividida em diversas causas e subcausas.
Cada espinha também é formada por um M, totalizando seis:
- Método;
- Máquina;
- Material;
- Mão de Obra;
- Medida;
- Meio Ambiente.
Análise de Pareto
A análise de Pareto se baseia na hipótese de que 80% dos problemas são causados por 20% das causas. Com base nisso, um workflow poderia atacar as causas mais relevantes e prioritárias de um negócio, de forma que cada causa otimizada resultaria em 4% a mais de problemas resolvidos.
Exemplos de workflow
Vamos trazer agora dois exemplos de workflow. Um bem simples e um complexo. Basicamente, o simples é um workflow linear, em que as ações são cumpridas uma após a outra. Já no workflow complexo, existe uma condicional que leva a uma decisão. Veja:
Exemplo 01
Veja um exemplo de workflow simples para a compra de um produto em um marketplace:
Cliente acessa o anúncio e fecha a compra —> Gateway de pagamento processa a operação junto às instituições financeiras —> Split de pagamento faz a distribuição dos valores à plataforma e aos sellers —> Vendedor é notificado sobre a compra —-> Vendedor realiza o despacho da mercadoria —> Parceiro logístico realiza a entrega —> ERP emite NFe —> Pós-venda assume o contato posterior.
Note que nesse workflow a entrada é a ordem de compra do cliente e o resultado, além do recebimento da venda, é a emissão de uma nota fiscal e a transferência da operação aos cuidados do pós-venda.
Exemplo 02
Já neste exemplo dois, de contratação de colaborador, o nosso workflow se divide em um determinado ponto. Veja:
Gestão emite ordem de contratação —> Área de pessoas seleciona candidatos —> Entrevistas com a gestão são concluídas —-> Candidato aceita proposta —-> Novo colaborador é PJ ou CLT?
Se PJ:
Coleta de dados do colaborador —> Acerto de valores para emissão de nota fiscal —> Inserção do colaborador nos registros de fornecedores da empresa —> Início das atividades laborais.
Se CLT:
Coleta de dados do colaborador —> Realização de exame admissional —> Inserção do colaborador nos sistemas de FGTS e INSS da empresa —> Inserção do colaborador na folha de pagamento da empresa —> Início das atividades laborais.
Note que, apesar do fluxo ter se dividido em um determinado momento, ambos acabam com a mesma ação: O início das atividades laborais.
Como fazer um workflow no seu marketplace?
Você pode fazer workflows para otimizar os processos do seu marketplace. Veja alguns passos importantes:
1. Analise os processos internos da empresa
Analise os seus processos internos. Veja quais são satisfatórios, quais precisam melhorar. Pode, inclusive, haver processos que poderiam ser extintos sem prejuízos. Faça um diagnóstico dos processos da empresa para entender quais são prioritários e mais importantes.
2. Faça um levantamento das tarefas
Dentro de cada um dos processos analisados, levante quais são as tarefas necessárias e comece a estabelecer a ordem de cumprimento para elas. Entenda quais ordens resultam em qual output e de que forma elas podem ser elencadas de maneira lógica.
3. Verifique os recursos necessários
Veja os recursos tecnológicos necessários para a criação do seu workflow:
Como escolher a ferramenta de workflow ideal?
Algumas ferramentas são bem conhecidas para a criação de workflows, algumas gratuitas. Como já dissemos aqui, você pode usar diagramas, aplicativos de gestão de tarefas, sistemas Kanban, entre outros.
Entenda as necessidades e demandas da empresa
Mas a solução ideal para a sua empresa só poderá ser encontrada se você entender as necessidades gerenciais dela. Se a solução for eficiente, mas não puder ser aplicada à sua equipe ou ao seu modelo de negócio, não vai adiantar.
Verifique se o programa é de fácil instalação e implementação
A solução também precisa ser fácil de usar, implementar e instalar. Ela vai integrar o rol de sistemas que são utilizados de maneira cotidiana pela corporação. Por isso, é importante testar antes.
Fale com pessoas que já usaram
Referências externas sempre podem ajudar a escolher boas soluções. Por isso, consulte entre sua rede corporativa se os seus contatos já utilizaram soluções de workflows e quais delas trouxeram os melhores resultados.
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4. Defina os responsáveis por cada tarefa
Toda tarefa precisa ter um responsável. Senão, ela tende a ser jogada para “escanteio”. Um detalhe importante é definir os responsáveis por cargo e não por nome. Funcionários podem ser desligados ou pedir desligamento a qualquer momento e um colaborador não pode ser a única pessoa possível a desempenhar determinada tarefa.
5. Delimite o prazo
Assim como precisam de responsáveis, tarefas também precisam de prazos bem definidos. Os prazos devem ser atrelados às tarefas e, em um workflow, quando o prazo de uma ação acaba atrasando, ele provavelmente vai acabar prejudicando o andamento de outras atividades. Por isso, o respeito aos limites é fundamental.
Conclusão
Os Workflows ajudam a tornar as jornadas de trabalho mais claras, eficazes e otimizadas. Cada vez mais empresas têm utilizado os fluxos de trabalho para dar vazão, agilidade e também para melhorar as ações de compliance dentro da empresa, sempre com vistas para os resultados. Você pode aproveitar essas técnicas em seu marketplace ou qualquer outro modelo de negócio.
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